Thủ tục làm con dấu công ty: hướng dẫn quy trình và hồ sơ

Thủ tục làm con dấu công ty hiện nay do nội bộ từng đơn vị chủ động quyết định về số lượng, hình thức, cũng như nội dung thể hiện trên mặt dấu. Khi có nhu cầu đặt dấu, bạn chỉ cần chuẩn bị thông tin giấy phép, lựa chọn phôi dấu phù hợp, rồi gửi yêu cầu tới đơn vị gia công. Quá trình này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đồng thời chủ động chuẩn bị văn bản giao dịch ngay sau khi có mã số doanh nghiệp.

Để quá trình đặt dấu diễn ra thuận lợi, việc đối chiếu kỹ thông tin giấy tờ là điều rất quan trọng. Bạn cần kiểm tra từng chữ cái trong tên riêng, từng con số trong mã số doanh nghiệp, tránh việc mặt dấu làm ra bị sai lệch so với hồ sơ kinh doanh. Nếu chuẩn bị thông tin chu đáo ngay từ đầu, bạn sẽ tránh được việc phải khắc lại mặt mộc, giúp công việc quản trị văn phòng diễn ra liền mạch.

Quy trình gia công con dấu thường trải qua các khâu từ tiếp nhận thông tin, duyệt bản vẽ mẫu, khắc mặt cao su, cho tới việc dập thử nghiệm thực tế. Từng khâu kỹ thuật đều cần sự tỉ mỉ, giúp các đường nét chữ, logo nhận diện, cùng thông tin địa phương hiển thị rõ ràng trên từng trang giấy.

Bên cạnh khâu kỹ thuật, nhiều đơn vị còn băn khoăn về quy chế lưu giữ, thẩm quyền ký đóng dấu, cùng các biện pháp kiểm soát rủi ro nội bộ. Nội dung dưới đây tổng hợp đầy đủ danh mục giấy tờ cần chuẩn bị, các bước gia công, những lỗi thường gặp, kèm bảng minh họa chi tiết để bạn dễ dàng áp dụng.

Hồ sơ làm con dấu công ty cần những giấy tờ gì

Khi đặt làm con dấu, việc chuẩn bị giấy tờ là cơ sở để thợ khắc dấu đối soát thông tin, giúp nội dung trên mặt dấu hoàn toàn trùng khớp với hồ sơ đăng ký kinh doanh. Trong phạm vi quản lý hoạt động sản xuất con dấu theo Nghị định 96/2016/NĐ-CP, cơ sở khắc dấu có trách nhiệm ghi chép, lập sổ theo dõi tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị đặt dấu.

Khâu chuẩn bị hồ sơ đầy đủ giúp việc tiếp nhận diễn ra suôn sẻ, đồng thời giữ quyền lợi thực tế của doanh nghiệp. Tùy theo nhu cầu làm con dấu lần đầu, làm thêm con dấu hay khắc lại do thất lạc, danh mục giấy tờ cần chuẩn bị sẽ có những điểm lưu ý riêng.

Giấy tờ đối với doanh nghiệp mới thành lập

Đối với đơn vị mới thành lập, giấy tờ cơ bản nhất cần chuẩn bị là bản sao hoặc bản chụp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Bản chụp cần giữ nguyên độ sắc nét, nhìn rõ bốn góc tài liệu, không bị lóa đèn flash làm mờ dãy số mã số doanh nghiệp. Thông tin từ bản chụp này sẽ được dùng để nhập trực tiếp vào phần mềm đồ họa, hạn chế tối đa các nhầm lẫn do gõ tay. Người đại diện theo pháp luật hoặc người được cử đặt dấu cần chuẩn bị thêm giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng.

Trường hợp nhân viên trong công ty liên hệ đặt dấu thay cho giám đốc, bạn nên chuẩn bị thêm văn bản giới thiệu hoặc giấy ủy quyền nội bộ. Văn bản này có chữ ký xác nhận của người đại diện, nêu rõ họ tên nhân sự được cử liên hệ công việc làm con dấu. Sự cẩn thận này giúp quá trình bàn giao sản phẩm diễn ra minh bạch, tránh tình trạng tranh chấp hoặc nghi ngờ nội bộ về sau.

Trước khi gửi tài liệu, bạn hãy kiểm tra lại toàn bộ tên riêng, loại hình doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở xem có trùng khớp với dữ liệu trên cổng thông tin quốc gia hay không. Nếu phát hiện giấy phép có lỗi chính tả từ phía khâu cấp phép, bạn nên đính chính giấy phép trước khi đặt khắc mặt dấu.

Giấy tờ khi làm lại do mất, hỏng hoặc đổi thông tin

Khi con dấu bị mòn chữ, biến dạng cao su, nứt vỡ thân cán sau thời gian dài sử dụng, bạn cần gửi bản chụp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được cập nhật. Kèm theo đó, bạn chụp lại vết dấu cũ đóng trên giấy trắng, giúp thợ khắc nhận diện kiểu font chữ, bố cục tròn, và kích thước đường viền trước đây. Việc này giúp sản phẩm làm lại đạt độ tương đồng cao với mẫu dấu cũ mà công ty đang lưu hành.

Trường hợp doanh nghiệp thay đổi tên doanh nghiệp, thay đổi loại hình hoạt động, hoặc chuyển địa chỉ trụ sở sang quận huyện khác, bạn nên dùng bản giấy phép kinh doanh mới được cập nhật. Thợ khắc sẽ dựa vào thông tin mới để dựng lại maket, thay đổi phần chữ tương ứng ở vòng cung viền hoặc phần đáy con dấu. Các văn bản sau thời điểm cấp đổi giấy phép sẽ sử dụng mẫu dấu mới này để dập trên chứng từ.

Trường hợp chẳng may bị thất lạc hoặc mất con dấu, doanh nghiệp nên lập biên bản ghi nhận sự việc trong nội bộ ban giám đốc. Doanh nghiệp có thể ban hành một quyết định nội bộ về việc hủy bỏ giá trị sử dụng của con dấu đã mất, đồng thời tiến hành khắc con dấu mới để phục vụ giao dịch.

Khi đặt làm lại dấu do bị mất, bạn có thể lựa chọn khắc lại nội dung tương tự, hoặc thêm một chi tiết nhận diện nhỏ để phân biệt với con dấu cũ. Chi tiết này có thể là một dấu chấm nhỏ, một ngôi sao, hoặc thay đổi nhẹ phông chữ của dãy mã số thuế, giúp nhận biết dễ dàng giữa văn bản đóng dấu cũ và dấu mới.

Quy trình thực hiện thủ tục làm con dấu công ty

Quy trình gia công con dấu thường đi qua bốn bước khép kín, từ khâu đối chiếu thông tin ban đầu, duyệt bản vẽ kỹ thuật, sản xuất vật lý, cho tới khâu đóng kiểm tra thực tế. Mỗi bước đều yêu cầu sự cẩn trọng cao độ nhằm giữ cho sản phẩm hoàn thiện vừa đúng thông tin, vừa dập êm tay.

Dưới đây là các bước thao tác cụ thể giúp bạn theo dõi chi tiết quá trình hoàn thiện một sản phẩm dấu công ty theo nhu cầu sử dụng thực tế.

Bước 1: Tiếp nhận thông tin và đối chiếu giấy tờ pháp lý

Khâu tiếp nhận bắt đầu khi bạn gửi thông tin doanh nghiệp qua phiếu báo giá trên website. Bộ phận kỹ thuật sẽ kiểm tra từng ký tự, đối soát tên công ty, loại hình trách nhiệm hữu hạn hay cổ phần, cùng dãy mã số thuế. Khâu này giúp phát hiện sớm các điểm sai lệch trước khi đưa thông tin vào phần mềm đồ họa.

Tiếp theo, bạn nêu rõ mục đích sử dụng để được tư vấn cấu hình thân cán và màu mực phù hợp. Nhu cầu đóng dấu văn phòng thông thường sẽ dùng cán dấu lật tự động kèm khay mực nỉ khép kín. Nếu bạn cần mang theo dấu khi đi công tác, các dòng cán dấu bỏ túi gấp gọn sẽ là phương án tiện lợi hơn.

Về màu mực, dấu tròn doanh nghiệp theo thói quen hành chính luôn sử dụng màu đỏ tươi. Bạn cũng có thể trao đổi thêm nếu muốn làm đồng bộ với dấu chức danh của ban giám đốc, hoặc đặt thêm dấu chữ ký để phục vụ việc ký duyệt giấy tờ nội bộ.

Sau khi nắm rõ yêu cầu, kỹ thuật viên sẽ xác nhận lại thông tin trên phiếu yêu cầu. Hai bên thống nhất về chủng loại thân cán, màu mực, các phụ kiện đi kèm trước khi chuyển sang bước dựng maket thiết kế.

Bước 2: Thiết kế bản duyệt mẫu dấu

Thợ kỹ thuật sử dụng phần mềm chuyên dụng để sắp xếp các dòng chữ theo khung tròn cân đối. Tên công ty thường được uốn cong theo vòng cung phía trên, mã số doanh nghiệp và loại hình bố trí ở giữa hoặc cung tròn phía dưới. Tên địa phương nơi công ty đặt trụ sở chính sẽ được căn chỉnh gọn gàng ở phần đáy của con dấu.

Khoảng cách giữa các vòng cung chữ, khoảng hở chân chữ, và độ dày của đường viền tròn ngoài cần được tính toán thật khéo léo. Nếu chữ quá dày hoặc đặt quá sát viền, vết mực khi dập xuống giấy dễ bị lem, khiến các chữ cái dính chùm vào nhau. Bố cục thoáng mắt sẽ giúp từng con số trên mặt dấu luôn rõ ràng sau mỗi lần đóng.

Bản vẽ maket sau đó được xuất thành file ảnh sắc nét gửi bạn kiểm tra. Bạn nên in file này ra giấy trắng theo đúng kích thước thật, nhìn tận mắt để đánh giá độ lớn của chữ. Bạn rà soát lại từng dấu thanh tiếng Việt, từng con số trong mã số thuế, và chỉ xác nhận chốt khi thấy mọi chi tiết đều chuẩn xác.

Bảng dưới đây tổng hợp các bố cục thiết kế con dấu công ty thường gặp, kèm theo ưu điểm và trường hợp phù hợp để bạn tham khảo lựa chọn:

Bước 3: Sản xuất mặt dấu và lắp ráp thân dấu

Sau khi chốt bản vẽ thiết kế, file đồ họa được chuyển sang máy tính điều khiển chùm tia laser để gia công mặt dấu. Máy laser sẽ đốt cháy phần cao su thừa xung quanh các nét chữ, tạo ra các rãnh sâu phân cách rõ ràng giữa phần nổi và phần chìm. Kỹ thuật viên căn chỉnh tiêu cự chùm tia chuẩn xác để vách chữ có độ dốc vững chãi, không bị cong gập khi dập mạnh tay.

Mặt cao su sau khi cắt rời khỏi phôi sẽ được rửa sạch bụi muội than bám trong các khe hẹp. Thợ thủ công sử dụng bàn chải mềm để làm sạch từng kẽ chữ, giúp bề mặt tiếp xúc hoàn toàn phẳng phích và sạch sẽ. Bước này giúp khay mực không bị bám cặn than, giữ cho màu mực luôn trong và tươi sáng.

Tiếp theo, mặt cao su được dán vào đế xoay của thân cán lật bằng lớp keo xốp chuyên dụng. Thợ phải căn chuẩn tâm dấu, giữ cho đường chân chữ song song tuyệt đối với chiều ngang của thân cán. Nhờ đó, khi bạn cầm cán dấu đặt xuống giấy, vết mực dập ra luôn ngay ngắn, không bị nghiêng lệch phương hướng.

Khay mực nỉ sau đó được lắp khớp vào khe trượt của thân cán dấu. Khay mực được tra sẵn mực dấu phổ thông màu đỏ, thấm đều qua lớp mút nỉ mịn màng mà không bị đọng vũng. Cơ chế lật xoay tự động sẽ ép nhẹ mặt cao su vào khay mực mỗi khi bạn buông tay sau thao tác dập.

Bước 4: Kiểm tra chất lượng đóng thử và bàn giao

Khâu kiểm tra chất lượng là bước cần thiết trước khi đóng gói sản phẩm gửi tới tay khách hàng. Thợ sẽ dập thử nhiều lần liên tiếp trên các tờ giấy in văn phòng thông thường để đánh giá độ ổn định của vết mực. Nhát dập chuẩn phải cho ra đường viền tròn liền mạch, nét chữ không bị khuyết, và không xuất hiện các chấm mực thừa xung quanh.

Thân cán dấu cũng được kiểm tra chuyển động đóng mở. Cán lật khi ấn xuống phải chắc tay, êm ái và chuyển động mượt mà. Sau khi kiểm tra đạt yêu cầu, thân cán được cố định cẩn thận để mặt cao su không bị xê dịch suốt quãng đường vận chuyển.

Sản phẩm hoàn thiện được bọc kỹ bằng lớp xốp chống va đập, kèm theo hướng dẫn sử dụng và cách tra thêm mực khi cần. Khi nhận được bưu kiện, bạn nên mở ra kiểm tra ngoại quan thân cán, dập thử ngay vài nhát ra giấy trắng để đối chiếu với bản maket đã chốt trước đó.

Nếu phát hiện bất kỳ nét chữ nào bị mờ, sai lệch ký tự, hoặc thân cán bị nứt vỡ do vận chuyển, bạn cần phản hồi ngay cho bên gia công. Khi các thông tin trùng khớp hoàn toàn và vết dập sắc nét, con dấu đã sẵn sàng để đưa vào sử dụng trong công việc hàng ngày.

Lỗi thường gặp cần tránh khi làm con dấu doanh nghiệp

Trong quá trình làm con dấu, nhiều đơn vị gặp phải sơ suất đáng tiếc khiến con dấu khắc xong không thể đóng lên văn bản giao dịch. Các lỗi thông tin này khiến phải làm lại mặt dấu và làm chậm trễ tiến độ ký hợp đồng với đối tác.

Nắm rõ các lỗi thường gặp dưới đây sẽ giúp bạn chủ động rà soát hồ sơ, trao đổi kỹ lưỡng với thợ khắc ngay từ khâu lên ý tưởng.

Sai lệch thông tin so với đăng ký kinh doanh

Lỗi phổ biến thường nằm ở việc gõ sai một con số trong mã số doanh nghiệp, hoặc viết hoa thường không đúng với giấy phép. Một con dấu có mã số thuế sai lệch sẽ bị ngân hàng thương mại từ chối khi bạn làm thủ tục mở tài khoản thanh toán. Đối tác kinh doanh khi kiểm tra hợp đồng cũng sẽ không chấp nhận con dấu có thông tin không khớp với hồ sơ pháp lý.

Một nhầm lẫn khác là việc tự ý rút gọn cụm từ chỉ loại hình công ty trên mặt dấu. Chẳng hạn, giấy phép ghi rõ “Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên”, nhưng người đặt dấu lại yêu cầu viết tắt thành “Công ty TNHH MTV”. Một số cơ quan hoặc ngân hàng có thể yêu cầu con dấu phải thể hiện trọn vẹn từng từ như trên giấy chứng nhận để tránh nhầm lẫn với đơn vị khác.

Bên cạnh đó, việc viết sai tên địa phương ở phần chân con dấu cũng là lỗi rất hay xảy ra. Nhiều doanh nghiệp đổi địa chỉ trụ sở sang quận huyện mới, nhưng khi đặt dấu lại quên không cập nhật tên quận mới vào bản vẽ. Vết dấu mang tên địa phương cũ đóng trên hóa đơn, phiếu xuất kho sẽ gây khó khăn cho khâu lưu trữ chứng từ kế toán.

Để phòng tránh sai sót này, bạn hãy đối chiếu từng ký tự trên bản vẽ maket với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Bạn nên nhờ thêm một người đồng nghiệp cùng kiểm tra chéo, rà soát từng dấu chấm, dấu phẩy, và từng chữ số trước khi xác nhận sản xuất.

Chọn kích thước và font chữ chưa phù hợp

Việc lựa chọn kiểu chữ quá cầu kỳ, nhiều nét uốn lượn nghệ thuật thường không phù hợp cho con dấu pháp nhân. Những font chữ có nét thanh quá mảnh khi khắc lên cao su sẽ rất dễ bị mòn rách sau thời gian ngắn sử dụng. Khi đóng xuống giấy, những nét mảnh này thường bị đứt đoạn, khiến chữ bị mất nét hoặc mờ căm.

Một sai lầm khác là cố gắng nhồi nhét quá nhiều chữ vào một con dấu có kích thước phôi nhỏ. Tên doanh nghiệp dài nhưng lại chọn đường kính phôi hẹp sẽ buộc thợ thiết kế phải co nhỏ cỡ chữ lại. Hậu quả là các rãnh cao su giữa các nét chữ trở nên quá nông, mực dễ ngấm bệt thành một vệt đen lem nhem khi bạn dập tay hơi mạnh.

Ngược lại, nếu tên công ty quá ngắn mà lại chọn phôi dấu quá lớn, con dấu sẽ có nhiều khoảng trống thừa thãi, tạo cảm giác lỏng lẻo về mặt thẩm mỹ. Việc cân đối giữa chiều dài tên doanh nghiệp và kích thước phôi dấu là yếu tố kỹ thuật rất cần sự tư vấn từ người thợ có kinh nghiệm.

Giải pháp an toàn là bạn nên ưu tiên các kiểu chữ in hoa không chân, đường nét dày dặn và ngay ngắn. Kiểu chữ chân phương giúp máy khắc tạo rãnh sâu, mực ăn đều, và vết đóng ra rõ ràng khi quét tài liệu qua máy scan văn phòng.

Quy định về quản lý và ban hành quy chế sử dụng con dấu

Con dấu thể hiện tư cách đại diện của doanh nghiệp trong các giao dịch dân sự, hợp đồng thương mại, và hồ sơ văn phòng. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu, đồng thời chủ động ban hành quy chế sử dụng nội bộ để quản lý hiệu quả.

Việc ban hành quy chế nội bộ rõ ràng giúp phòng ngừa các rủi ro lạm quyền, đóng dấu sai thẩm quyền, hoặc làm thất lạc con dấu trong quá trình vận hành doanh nghiệp.

Quyền tự quyết về số lượng và hình thức con dấu

Hiện nay, doanh nghiệp hoàn toàn tự chủ trong việc xác định số lượng con dấu, lựa chọn hình dáng tròn, vuông, hay đa giác tùy theo nhu cầu nội bộ. Doanh nghiệp có thể làm một con dấu, hoặc làm nhiều con dấu có nội dung giống hệt nhau để phân chia cho các phòng ban, chi nhánh thuận tiện xử lý công việc.

Tuy nhiên, nếu đơn vị sử dụng đồng thời nhiều con dấu, các con dấu này cần có sự thống nhất về mặt hiển thị nội dung và hình thức. Sự đồng nhất về kích thước, font chữ, và thông tin giúp đối tác không bị hoang mang khi đối chiếu các hợp đồng được đóng dấu ở những thời điểm khác nhau.

Bên cạnh con dấu tròn thể hiện tư cách pháp nhân, doanh nghiệp có thể làm thêm các loại dấu chức năng khác để thuận tiện cho công việc giấy tờ. Bạn có thể trang bị thêm dấu mã số thuế để dập lên hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, hoặc phiếu xuất kho hàng ngày. Những loại dấu thông tin này giúp nhân viên văn thư tiết kiệm rất nhiều công sức ghi chép thủ công.

Tất cả các con dấu được đưa vào hoạt động cần được ghi nhận cụ thể trong danh mục tài sản và công cụ quản trị của công ty. Người đại diện theo pháp luật cần nắm rõ hiện có bao nhiêu con dấu đang lưu hành, do ai trực tiếp nắm giữ, và dùng cho mục đích gì.

Quản lý con dấu theo quy chế nội bộ doanh nghiệp

Quy chế quản lý và sử dụng con dấu nên được ban hành bằng văn bản nội bộ, có hiệu lực áp dụng cho toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty. Văn bản này cần phân định rành mạch vị trí nhân sự được giao nhiệm vụ cất giữ con dấu, thông thường là nhân viên văn thư lưu trữ, kế toán trưởng, hoặc trợ lý ban giám đốc.

Con dấu công ty phải được cất giữ an toàn trong két sắt hoặc tủ tài liệu có khóa riêng biệt tại phòng làm việc của công ty. Quy chế nội bộ nên quy định rõ không ai được phép tự ý mang con dấu ra khỏi phạm vi văn phòng nếu chưa có sự phê duyệt bằng văn bản từ người đại diện theo pháp luật. Khi cần mang dấu đi công chứng ngoài cơ quan, người giữ dấu phải lập biên bản bàn giao và chịu trách nhiệm bảo quản nguyên vẹn.

Về nguyên tắc đóng dấu, nhân viên chỉ được phép dập dấu khi văn bản đã có chữ ký sống của người có thẩm quyền. Bạn không nên đóng dấu khống chỉ lên các tờ giấy trắng, hoặc dập trước lên các biểu mẫu hợp đồng chưa điền đầy đủ điều khoản thỏa thuận. Hành vi đóng dấu khống tiềm ẩn rủi ro rất lớn về trách nhiệm pháp lý nếu tài liệu bị kẻ gian lợi dụng.

Về vị trí dập dấu, theo thói quen xử lý văn bản hành chính, con dấu thường được dập đè nhẹ lên khoảng một phần ba chữ ký về phía bên trái. Vết dập cần ngay ngắn, không bị xiên vẹo, và mực in vừa đủ đậm để nhìn rõ họ tên người ký bên dưới. Nếu văn bản gồm nhiều trang rời, đơn vị nên dập thêm dấu giáp lai ở mép giấy xếp so le để ngăn chặn việc tráo đổi các trang nội dung bên trong.

Hướng dẫn thực hành đóng dấu và thao tác bảo quản từng bước

Thao tác dập dấu tuy đơn giản nhưng nếu thực hiện sai cách sẽ khiến vết mực bị mờ, nhòe nhoẹt, hoặc làm giảm tuổi thọ của khay mực nỉ. Việc rèn luyện thói quen cầm dấu đúng chuẩn giúp từng trang tài liệu của công ty luôn đẹp mắt, tạo thiện cảm với người xem.

Dưới đây là bốn bước hướng dẫn thực hành từ việc chuẩn bị bề mặt, thao tác dập, cho tới khâu vệ sinh và cất giữ con dấu an toàn.

Bước 1: Chuẩn bị bề mặt và kiểm tra khay mực

Trước khi đóng dấu, bạn cần đặt tài liệu lên một mặt bàn phẳng phiu, cứng cáp, không bị gồ ghề hay vướng các vật dụng khác. Tốt nhất, bạn nên lót một tập giấy mỏng hoặc một tấm lót chuột bằng cao su mềm bên dưới tờ giấy cần đóng. Lớp đệm êm ái này giúp lực ấn từ cán dấu truyền đều xuống toàn bộ mặt cao su, khiến nét mực ăn đều vào sớ giấy.

Tiếp theo, bạn kiểm tra khay mực bên trong thân cán bằng cách nhìn qua khe hở của vỏ nhựa. Nếu thấy mặt nỉ có màu đỏ sẫm ẩm ướt, khay mực vẫn còn đủ lượng mực cần thiết để dập. Nếu thấy mặt nỉ có dấu hiệu khô trắng hoặc bạc màu, bạn cần tra thêm vài giọt mực chuyên dụng trước khi tiến hành dập lên tài liệu quan trọng.

Bạn cũng cần kiểm tra chiều của con dấu bằng cách quan sát nhãn tên trên nắp đỉnh thân cán. Việc xác định đúng chiều giúp bạn không bị dập ngược đầu con dấu, tránh việc phải in lại toàn bộ tờ tài liệu.

Bước 2: Kỹ thuật đặt tay và dập dấu lên văn bản

Bạn dùng ngón cái và các ngón tay còn lại ôm chắc lấy hai bên sườn của cán dấu, đặt nhẹ nhàng phần chân đế nhựa xuống đúng vị trí cần dập trên giấy. Giữ cho thân cán hoàn toàn vuông góc với mặt bàn, không để cán dấu bị nghiêng sang trái hay chúc về phía trước.

Sau khi đã định vị chuẩn xác, bạn dùng lòng bàn tay ấn dứt khoát đỉnh cán dấu thẳng đứng từ trên xuống dưới. Lực ấn cần vừa phải và đều tay để mặt dấu tiếp xúc trọn vẹn với bề mặt giấy. Bạn giữ tay đứng yên khoảng một giây để mực ngấm đều vào sợi giấy. Sau đó, bạn nhấc tay thả lỏng nhẹ nhàng để thân cán trở về vị trí ban đầu, sẵn sàng cho lần dập tiếp theo.

Bước 3: Cách châm mực bổ sung khi dấu bị mờ

Sau một thời gian sử dụng với hàng trăm lượt dập, khay mực nỉ sẽ dần cạn kiệt, khiến vết dấu đóng ra có màu đỏ nhạt hoặc bị đứt đoạn nét chữ. Lúc này, bạn không nên dùng lực ấn mạnh hơn để ép mực, vì làm vậy sẽ gây biến dạng lớp mút nỉ và làm cong mặt cao su. Thay vào đó, bạn cần tiến hành châm thêm mực bổ sung vào khay.

Để tháo khay mực, bạn ấn nhẹ thân cán xuống khoảng nửa hành trình rồi bấm nút khóa lẫy ở hai bên hông để giữ cố định thân cán. Tiếp theo, bạn dùng ngón tay đẩy nhẹ khay mực nỉ trượt ra khỏi khe giữ ở giữa thân dấu. Bạn nhỏ một lượng mực dấu phổ thông vừa đủ trải đều trên bề mặt tấm mút, tránh nhỏ quá nhiều làm mực bị tràn ra ngoài viền nhựa.

Sau khi nhỏ mực, bạn để khay nỉ nằm yên khoảng vài phút cho mực ngấm sâu vào các sợi bông bên trong. Bạn dùng khăn giấy khô lau sạch các giọt mực thừa vương trên thành nhựa của khay, rồi trượt khay trở lại vào thân cán. Bạn mở khóa lẫy, dập thử vài nhát lên giấy nháp cho đến khi vết dập sắc nét và đều màu trở lại.

Bước 4: Khóa chốt an toàn và vệ sinh mặt cao su

Sau khi kết thúc ngày làm việc tại văn phòng, bạn nên khóa chốt thân cán dấu trước khi cất vào hộc tủ. Thao tác khóa chốt giúp bảo vệ mặt cao su và khay mực tốt hơn khi không sử dụng trong thời gian dài.

Định kỳ mỗi tháng một lần, bạn nên kiểm tra xem có bụi bẩn hay sợi bông giấy dính vào các khe rãnh chữ cao su hay không. Nếu thấy có cặn bẩn bám dính, bạn có thể dùng một miếng băng dính trong dán nhẹ lên bề mặt chữ rồi lột ra để lấy sạch bụi bẩn. Bạn cũng có thể dùng bàn chải lông mềm chấm nhẹ nước ấm hoặc dùng khăn ẩm mềm để lau sạch cặn mực bám trong khe chữ.

Bạn không nên dùng các vật kim loại sắc nhọn như kim băng, đầu dao rọc giấy để cạy các khe chữ, vì mũi nhọn có thể làm xước hoặc rách đứt chân chữ cao su. Sau khi vệ sinh sạch sẽ, bạn cất con dấu vào nơi khô ráo, thoáng mát, tránh ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp làm giòn vỏ nhựa.