Con dấu công ty có cần đăng ký không và quy định hiện hành

Quyền quyết định về số lượng, hình thức, kích thước và nội dung con dấu hiện nay đều thuộc về chính doanh nghiệp. Người đại diện doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin thể hiện trên con dấu khi tham gia giao dịch.

Việc nắm rõ các quy định giúp bạn chủ động hơn khi thành lập công ty, đồng thời tránh các hiểu lầm về mặt thủ tục hành chính. Quyền tự quyết luôn đi kèm với trách nhiệm quản trị nội bộ chặt chẽ để hạn chế rủi ro thất thoát tài liệu hoặc tranh chấp phát sinh.

Nội dung dưới đây phân tích cụ thể các căn cứ pháp lý, tiêu chuẩn thiết kế con dấu, hồ sơ đặt khắc và cách xử lý con dấu khi công ty chuyển địa chỉ trụ sở.

Con dấu công ty có cần đăng ký với cơ quan nhà nước không

Câu trả lời ngắn gọn là không, doanh nghiệp không phải đăng ký con dấu với bất kỳ cơ quan công quyền nào trước khi đưa vào vận hành. Thủ tục cấp giấy chứng nhận mẫu dấu tại cơ quan công an đã được bãi bỏ từ nhiều năm trước. Nghĩa vụ đăng tải hình ảnh mẫu con dấu lên cổng thông tin quốc gia cũng đã dừng áp dụng hoàn toàn.

Quy trình quản lý con dấu tại Việt Nam từng trải qua nhiều giai đoạn chuyển biến lớn về mặt chính sách. Ở thời kỳ trước, con dấu công ty chịu sự kiểm soát tiền kiểm khắt khe từ cơ quan quản lý nhà nước. Mỗi doanh nghiệp chỉ được cấp một con dấu với khuôn mẫu vòng tròn, mực đỏ và kích cỡ đồng nhất. Nếu con dấu bị hư hỏng, doanh nghiệp phải làm đơn giải trình, chờ thẩm định hồ sơ rất lâu mới được cấp lại.

Giai đoạn tiếp theo, quyền tự khắc dấu được mở rộng nhưng vẫn gắn với khâu thông báo công khai. Công ty khắc dấu xong phải gửi văn bản kèm hình ảnh con dấu đến Sở Kế hoạch và Đầu tư. Cơ quan nhà nước sẽ đăng tải hình ảnh này lên mạng để các bên đối tác tra cứu.

Hiện nay, phương thức quản lý đã chuyển hẳn sang cơ chế tự chủ, doanh nghiệp toàn quyền quyết định mẫu con dấu và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật. Cơ quan đăng ký kinh doanh không còn nhận hồ sơ thông báo mẫu con dấu, cũng không lưu trữ hình ảnh con dấu của doanh nghiệp trên hệ thống dữ liệu.

Sự thay đổi này giúp các thành viên sáng lập tiết kiệm thời gian, sớm đưa pháp nhân vào hoạt động kinh doanh thực tế. Bạn không còn phải lo lắng về việc con dấu bị chậm duyệt làm đình trệ ngày ký hợp đồng với đối tác.

Thủ tục thông báo mẫu con dấu doanh nghiệp

Căn cứ theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, trong phạm vi áp dụng cho các doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp, thủ tục nộp hồ sơ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh đã được bãi bỏ hoàn toàn.

Điều luật nêu rõ doanh nghiệp có quyền tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung thể hiện trên con dấu. Quyền này áp dụng đồng thời cho con dấu của công ty mẹ, chi nhánh và văn phòng đại diện trực thuộc. Doanh nghiệp không phải gửi bất kỳ thông báo mẫu dấu nào đến Phòng Đăng ký kinh doanh.

Chính sách bãi bỏ thông báo mẫu dấu này áp dụng cho mọi trường hợp phát sinh con dấu trong suốt vòng đời hoạt động của pháp nhân:

• Khắc con dấu lần đầu tiên ngay khi mới thành lập công ty.
• Khắc bổ sung thêm con dấu thứ hai hoặc thứ ba để chia cho các phòng ban dùng cùng lúc.
• Thay đổi mẫu con dấu, thay đổi hình dáng, màu mực hoặc kiểu chữ trên bề mặt cao su.
• Khắc lại con dấu mới do con dấu cũ bị mất, bị mòn nét hoặc gãy vỡ khay trượt.

Sau khi nhận sản phẩm từ cơ sở làm dấu, bạn có thể đóng mộc ngay lên hợp đồng, phiếu chi hoặc hồ sơ mở tài khoản ngân hàng. Giá trị hiệu lực của văn bản không phụ thuộc vào việc con dấu có đăng ký hay không, mà gắn liền với thẩm quyền của người ký tên.

Khi đối tác yêu cầu xuất trình giấy xác nhận mẫu dấu từ cơ quan công an, bạn có thể giải thích rõ về quy định bãi bỏ thủ tục này. Nếu đối tác vẫn muốn xác minh, bạn chỉ cần cung cấp bản sao Điều lệ công ty hoặc nghị quyết nội bộ có ghi nhận mẫu con dấu đang sử dụng.

Trách nhiệm quản lý và ban hành quy chế sử dụng con dấu nội bộ

Căn cứ Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, trong phạm vi quản lý nội bộ của doanh nghiệp, việc quản lý và lưu giữ con dấu phải thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp ban hành.

Khi không có đơn vị bên ngoài quản lý mẫu dấu, rủi ro dùng sai thẩm quyền rất dễ xảy ra nếu quy trình nội bộ lỏng lẻo. Người nắm con dấu có thể tự ý dập mộc vào các văn bản thỏa thuận bất lợi, khiến công ty vướng vào các ràng buộc ngoài ý muốn.

Để kiểm soát rủi ro, người đại diện theo pháp luật cần soạn thảo và ban hành quy chế sử dụng con dấu nội bộ với các điều khoản rõ ràng:

• Chỉ định người giữ dấu cụ thể: thường là nhân viên văn thư, thư ký hội đồng quản trị hoặc chính giám đốc trực tiếp quản lý chìa khóa tủ lưu dấu.
• Nơi cất giữ con dấu: con dấu phải đặt trong két sắt hoặc tủ khóa tại trụ sở công ty, tuyệt đối không mang về nhà riêng nếu không có phê duyệt bằng văn bản.
• Nguyên tắc đóng dấu: chỉ đóng con dấu lên các văn bản đã có chữ ký sống của người đại diện hợp pháp, không bao giờ đóng dấu khống chỉ lên giấy trắng hay mẫu biểu chưa điền nội dung.
• Ghi chép nhật ký sử dụng: lập sổ theo dõi ghi rõ ngày tháng đóng mộc, số lượng bản in, tên văn bản, người ký tên và người thực hiện việc dập dấu.

Doanh nghiệp cũng nên đưa điều khoản về con dấu vào Điều lệ công ty khi làm thủ tục thành lập ban đầu. Điều lệ cần nêu rõ số lượng con dấu phát hành, hình thức nhận diện và thẩm quyền quyết định việc thay đổi mẫu con dấu trong từng thời kỳ.

Khi xảy ra biến động nhân sự quản lý, việc bàn giao con dấu phải được lập biên bản giao nhận chi tiết, có chữ ký của người giao và người nhận. Biên bản này là bằng chứng quan trọng giúp bảo vệ doanh nghiệp nếu có hành vi lạm dụng con dấu trong giai đoạn bàn giao.

Quy định hiện hành về hình thức và nội dung con dấu doanh nghiệp

Pháp luật hiện nay không áp đặt khuôn mẫu cố định cho dấu công ty, tạo điều kiện cho các đơn vị tự do sáng tạo kiểu dáng nhận diện riêng. Bạn có thể chọn hình tròn, hình vuông, hình chữ nhật hoặc hình elip tùy theo định hướng thẩm mỹ của tổ chức.

Tuy nhiên, con dấu doanh nghiệp là phương tiện đại diện cho pháp nhân trong các giao dịch kinh tế, dân sự và hành chính. Vì vậy, việc thiết kế mặt dấu cần giữ sự trang trọng, rõ ràng, giúp người tiếp nhận văn bản đọc được đầy đủ các thông tin cốt lõi.

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết các dạng hình khối con dấu thường được doanh nghiệp lựa chọn:

Về màu mực, doanh nghiệp được tùy chọn màu đỏ, màu xanh dương, màu tím hoặc màu đen tùy ý thích. Thực tế cho thấy mực đỏ vẫn là lựa chọn phù hợp cho con dấu pháp nhân, vì sắc đỏ nổi bật trên nền giấy trắng và dễ phân biệt với mực bút ký màu xanh.

Khi thiết kế mặt cao su, bạn nên chọn các phông chữ phổ thông, không chân, đường nét đều đặn. Tránh dùng các phông chữ thư pháp uốn lượn hoặc phông chữ nghệ thuật cách điệu, vì những kiểu chữ này rất dễ bị nhòe mực khi đóng lên giấy nhám.

Nội dung cơ bản và thông tin tuỳ chọn trên con dấu pháp nhân

Căn cứ Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, trong phạm vi quy định về quyền tự chủ con dấu của doanh nghiệp, pháp luật không còn quy định cứng nội dung bắt buộc phải có tên và mã số thuế như luật cũ, mà cho phép doanh nghiệp tự quyết định nội dung thể hiện trên mặt dấu.

Dù được tự quyết, xét theo tập quán giao dịch thương mại, con dấu công ty vẫn cần chứa hai thông tin quan trọng nhất để xác định tư cách pháp nhân:

• Tên đầy đủ của doanh nghiệp: phải viết đúng từng chữ cái, dấu thanh và loại hình doanh nghiệp theo đúng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Mã số doanh nghiệp: đồng thời là mã số thuế của công ty, gồm chuỗi chữ số rõ ràng để đối tác dễ dàng tra cứu trên cổng thông tin quốc gia.

Nếu thiếu hai thông tin này, con dấu sẽ mất tính năng định danh pháp nhân, khiến đối tác và các tổ chức tín dụng nghi ngờ tính xác thực của tài liệu.

Ngoài hai thông tin cơ bản trên, doanh nghiệp có thể đưa thêm một số nội dung tùy chọn khác lên mặt con dấu:

• Tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt trụ sở chính: thông tin này giúp đối tác biết địa bàn hoạt động của doanh nghiệp, nhưng sẽ bất tiện nếu công ty chuyển địa chỉ sang địa phương khác.
• Hình vẽ logo nhận diện thương hiệu: bạn có thể đưa logo công ty vào chính giữa con dấu hình tròn để tăng độ nhận diện. Logo đưa vào khắc dấu phải là hình vẽ dạng vector nét đơn, không nên có quá nhiều đường nét đan xen dày đặc.
• Các ký hiệu phân biệt: nếu công ty làm nhiều con dấu cùng lúc, bạn có thể đánh số thứ tự như số 2 hoặc ghi rõ chữ Dấu số 2, Dấu số 3 ở góc dưới để dễ kiểm soát nội bộ.

Khi thiết kế con dấu cho doanh nghiệp, bạn cần tránh đưa vào hình ảnh Quốc kỳ, Quốc huy, biểu tượng cơ quan nhà nước hoặc các nội dung vi phạm thuần phong mỹ tục.

Lựa chọn con dấu vật lý truyền thống hoặc chữ ký số điện tử

Căn cứ theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, trong phạm vi hình thức thể hiện con dấu của tổ chức kinh tế, con dấu doanh nghiệp có thể tồn tại dưới hình thức dấu khắc vật lý hoặc dấu điện tử dưới dạng chữ ký số.

Mỗi loại hình dấu phục vụ một nhóm công việc riêng biệt trong đời sống kinh doanh, đòi hỏi người quản lý phải hiểu rõ để sử dụng đúng chỗ:

Con dấu vật lý truyền thống là loại dấu khắc mặt cao su, gắn vào thân cán lật tự động có chứa sẵn khay mực bên trong. Khi bạn dùng tay nhấn nhẹ cán dấu xuống mặt giấy, khay mực sẽ xoay lật và dập hình ảnh con dấu lên văn bản. Dấu cơ học hoạt động độc lập, không cần máy tính, không cần nguồn điện hay đường truyền mạng internet.

Con dấu vật lý thường được sử dụng khi doanh nghiệp xử lý các giấy tờ bằng bản giấy cứng:

• Đóng dấu lên biên bản giao nhận hàng hóa tại công trường, kho bãi hoặc cửa hàng bán lẻ.
• Đóng dấu giáp lai lên các tập hợp đồng kinh tế dày nhiều trang in.
• Đóng dấu lên hồ sơ xin cấp phép xây dựng, hồ sơ nộp trực tiếp tại các cơ quan quản lý chuyên ngành.
• Đóng dấu xác nhận sao y bản chính cho các tài liệu lưu hành nội bộ của doanh nghiệp.

Chữ ký số điện tử là phương tiện xác thực số hóa, sử dụng thuật toán mã hóa khóa công khai để ký lên các tệp dữ liệu mềm như PDF, Word hoặc XML. Chữ ký số thường được nạp vào một thiết bị USB phần cứng nhỏ gọn hoặc tích hợp trên hệ thống ký số từ xa qua mạng internet.

Trong các giao dịch trực tuyến, chữ ký số phát huy tác dụng tốt ở các thao tác không dùng giấy tờ:

• Kê khai và nộp tờ khai thuế định kỳ qua hệ thống điện tử của ngành thuế.
• Đăng ký tham gia và đóng tiền bảo hiểm xã hội cho người lao động qua mạng.
• Xuất và ký số hóa đơn điện tử gửi cho khách hàng qua thư điện tử.
• Ký kết hợp đồng kinh tế từ xa với các đối tác ở tỉnh thành khác hoặc đối tác nước ngoài.

Phần lớn các công ty hiện nay đều sử dụng song song cả hai công cụ này. Giám đốc hoặc văn thư giữ con dấu vật lý để đóng giấy tờ giấy, trong khi kế toán viên giữ thiết bị ký số để xử lý các nghiệp vụ thuế và hóa đơn hàng ngày.

Hồ sơ và thủ tục cần chuẩn bị khi làm dấu công ty

Khi có nhu cầu làm con dấu pháp nhân, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gửi cho đơn vị cung cấp dịch vụ khắc dấu để kiểm tra thông tin.

Căn cứ quy định tại Điều 3 và Điều 26 Nghị định 96/2016/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP, trong phạm vi quản lý ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện về an ninh trật tự, cơ sở sản xuất con dấu có trách nhiệm đối chiếu tính hợp pháp của giấy tờ đăng ký doanh nghiệp và lập sổ theo dõi khi nhận sản xuất con dấu.

Ngoài quy định quản lý ngành nghề nêu trên, để phòng ngừa rủi ro tranh chấp và bảo đảm tính xác thực, các cơ sở khắc dấu thường áp dụng quy trình kiểm soát nội bộ riêng khi tiếp nhận thông tin đơn hàng.

Giấy tờ xác thực thông tin pháp lý của doanh nghiệp

Để đơn vị khắc dấu lên bản vẽ thiết kế chuẩn xác và đối soát thông tin, bạn cần chuẩn bị các tài liệu cơ bản sau:

• Bản sao y hoặc ảnh chụp bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp còn nguyên vẹn, rõ chữ và số theo quy định đối chiếu của cơ sở sản xuất.
• Giấy tờ tùy thân hợp lệ của người đại diện theo pháp luật đứng tên trên giấy phép đăng ký kinh doanh theo quy trình xác thực nội bộ của bên làm dấu.
• Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền có chữ ký của người đại diện, kèm giấy tờ tùy thân hợp lệ của người trực tiếp liên hệ nếu là nhân viên công ty.

Thợ thiết kế sẽ đối chiếu từng chữ trên giấy phép kinh doanh để nhập dữ liệu vào phần mềm đồ họa chuyên dụng:

• Kiểm tra thứ tự các từ trong tên doanh nghiệp, vị trí đặt dấu ngắt câu và kiểu chữ hoa chữ thường.
• Rà soát từng chữ số của mã số doanh nghiệp, bảo đảm trùng khớp hoàn toàn với dãy số trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Xác định địa danh đặt trụ sở chính của công ty nếu khách hàng có yêu cầu đưa địa danh vào con dấu.

Sau khi hoàn thiện bản mẫu thiết kế, cơ sở sản xuất sẽ gửi hình ảnh để bạn tự mình kiểm tra lại toàn bộ câu chữ. Bạn nên đọc kỹ từng ký tự, đối soát với giấy phép trước khi đồng ý cho cơ sở sản xuất tiến hành gia công mặt dấu.

Khi nhận bàn giao con dấu hoàn thiện, bạn nên đóng thử vài lần lên một tờ giấy trắng phẳng để kiểm tra độ sắc nét của mặt chữ. Nếu thấy bất kỳ ký tự nào bị lệch hoặc thiếu dấu, bạn cần yêu cầu bên làm dấu chỉnh sửa lại ngay để tránh phiền toái khi đưa vào sử dụng thực tế.

Các lỗi thường gặp khiến con dấu công ty mất hiệu lực sử dụng

Trong quá trình khắc và sử dụng con dấu, nhiều doanh nghiệp gặp phải những sai sót kỹ thuật khiến con dấu bị ngân hàng hoặc đối tác từ chối tiếp nhận. Việc làm lại con dấu vừa tốn thời gian xử lý, vừa dễ gây gián đoạn các đợt ký kết hợp đồng quan trọng.

Dưới đây là các lỗi sai phổ biến mà bạn cần đặc biệt lưu tâm khi đặt làm con dấu công ty:

Lỗi sai lệch thông tin so với giấy phép kinh doanh là sự cố nghiêm trọng nhất. Nguyên nhân thường do việc gõ lại văn bản bằng tay dẫn đến gõ sai chính tả, thiếu một chữ cái hoặc viết tắt sai quy cách loại hình công ty. Chỉ cần tên công ty trên mặt dấu thiếu một ký tự so với giấy phép đăng ký kinh doanh, ngân hàng sẽ từ chối mở tài khoản giao dịch cho doanh nghiệp ngay lập tức.

Lỗi thiết kế chữ quá nhỏ và bố cục quá sát mép vành ngoài cũng rất hay gặp. Khi tên công ty quá dài nhưng lại cố nhồi nhét thêm cả địa chỉ xã, phường, huyện, quận vào một vòng tròn có đường kính giới hạn, cỡ chữ buộc phải hạ xuống rất bé. Các nét chữ quá mảnh và sát nhau sẽ khiến mực dấu bị đọng lại, dập ra giấy tạo thành các vết mực nhòe nhoẹt, không thể phân biệt được từng chữ cái.

Lỗi chọn vật liệu mặt dấu kém chất lượng cũng khiến con dấu nhanh hỏng. Nếu sử dụng các loại mặt dấu đổ keo lỏng rẻ tiền, chỉ sau vài tháng dập mộc liên tục, bề mặt cao su sẽ bị nhão mép, các chi tiết chữ bị gãy rụng hoặc phồng rộp. Khi đó, hình ảnh con dấu đóng ra giấy sẽ bị mất góc, méo mó và mất tính thẩm mỹ nghiêm trọng.

Lỗi sử dụng sai loại mực cũng làm hỏng con dấu rất nhanh. Con dấu lật tự động thông thường chỉ dùng mực nước phổ thông dành cho giấy xốp. Nếu bạn tự ý đổ mực dầu nhanh khô hoặc các loại mực công nghiệp không rõ nguồn gốc vào khay tăm bông, mặt cao su và khay mực có thể bị biến dạng, chai cứng và không thể tiếp tục đóng mộc được nữa.

Xử lý con dấu khi thay đổi địa chỉ hoặc khắc bổ sung

Trong quá trình phát triển, doanh nghiệp thường xuyên mở rộng quy mô, thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng hoặc thành lập thêm các phòng ban chức năng mới. Những biến động này đòi hỏi người quản lý phải có phương án xử lý con dấu sao cho phù hợp với tình hình thực tế của công ty.

Doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc quyết định khắc thêm con dấu mới hay giữ nguyên con dấu hiện có mà không cần xin phép cơ quan quản lý nhà nước.

Tuy nhiên, bạn cần thực hiện các bước cập nhật nội bộ một cách bài bản để tránh nhầm lẫn giữa con dấu cũ và con dấu mới trong quá trình ký kết giao dịch.

Thủ tục thay đổi con dấu khi chuyển địa chỉ trụ sở chính

Việc chuyển địa chỉ văn phòng có cần làm lại con dấu hay không phụ thuộc hoàn toàn vào thông tin đã khắc trên con dấu trước đó của doanh nghiệp.

Trường hợp trên mặt con dấu hiện tại chỉ có tên công ty và mã số doanh nghiệp, không hề có tên quận, huyện hay tỉnh, thành phố, thì khi chuyển trụ sở đến bất kỳ địa chỉ nào khác, con dấu cũ vẫn có giá trị sử dụng bình thường. Doanh nghiệp không cần làm lại con dấu mới, cũng không cần thực hiện thủ tục gì liên quan đến con dấu.

Trường hợp trên mặt con dấu có khắc kèm tên địa phương, việc xử lý thường chia theo từng tình huống cụ thể:

• Chuyển địa chỉ trong cùng một quận hoặc cùng một tỉnh thành phố: con dấu vẫn mang đúng tên tỉnh thành phố thì cơ sở có thể tiếp tục sử dụng, thông tin địa danh trên con dấu vẫn trùng khớp.
• Chuyển địa chỉ sang một tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương khác: tên địa danh cũ trên con dấu sẽ lệch với địa chỉ mới ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cập nhật. Lúc này, doanh nghiệp nên làm lại con dấu mới để giữ tính đồng bộ thông tin trên các văn bản thương mại.

Khi quyết định làm lại con dấu mới do chuyển địa chỉ trụ sở, bạn nên tiến hành theo trình tự các bước thực tế sau:

• Bước 1: Chuẩn bị Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới đã cập nhật địa chỉ trụ sở để đặt làm con dấu mới tại cơ sở khắc dấu.
• Bước 2: Ban hành quyết định nội bộ của người đại diện theo pháp luật về việc ban hành mẫu con dấu mới và xác định ngày chấm dứt hiệu lực của con dấu cũ.
• Bước 3: Đến các chi nhánh ngân hàng nơi công ty mở tài khoản thanh toán để làm thủ tục cập nhật mẫu dấu mới trong hồ sơ đăng ký thông tin chủ tài khoản.
• Bước 4: Thông báo mẫu dấu mới cho các đối tác chiến lược hoặc khách hàng thân thiết đang có hợp đồng dở dang để họ nhận biết khi nhận văn bản bàn giao.
• Bước 5: Tiến hành lưu giữ hoặc tiêu hủy con dấu cũ theo đúng quy chế nội bộ của công ty, lập biên bản hủy dấu có chữ ký xác nhận của ban giám đốc nhằm kiểm soát chặt con dấu cũ.

Việc tuân thủ quy trình chặt chẽ giúp con dấu mới được đưa vào vận hành trơn tru, không gây gián đoạn các luồng thanh toán qua ngân hàng của doanh nghiệp.

Kết hợp con dấu pháp nhân với dấu chức danh và chữ ký

Trong nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, con dấu công ty thường được sử dụng phối hợp nhịp nhàng với dấu chức danh và chữ ký tay của người quản lý điều hành.

Khi thao tác đóng dấu thực tế trên văn bản, thợ văn phòng thường dập con dấu tròn trùm nhẹ lên khoảng một phần ba chữ ký tay về phía bên trái. Mực dấu dập ra cần rõ ràng, ngay ngắn, tránh dập ngược đầu hoặc dập đè trọn vẹn lên toàn bộ nét chữ ký làm mất dạng chữ ký gốc.

Việc trang bị thêm con dấu chức danh khắc rõ vị trí công việc như Giám đốc, Tổng giám đốc, Kế toán trưởng kèm họ và tên đầy đủ mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Giúp người nhận văn bản nhận biết ngay chức vụ và thẩm quyền của người ký mà không phải đoán chữ ký tay.
• Tạo sự rõ ràng, chỉn chu cho các văn bản ký kết, hạn chế việc viết lại họ tên bằng tay trên từng trang giấy.
• Giảm bớt thao tác ghi chép lặp đi lặp lại khi lãnh đạo công ty duyệt lượng lớn hồ sơ, chứng từ kho bãi mỗi ngày.

Ngoài dấu chức danh, nhiều đơn vị còn trang bị thêm dấu chữ ký khắc lại chữ ký viết tay để giải quyết nhanh các công việc văn phòng thông thường. Tuy nhiên, người quản lý cần phân biệt rất rạch ròi về giới hạn sử dụng của loại dấu này:

Con dấu chữ ký chỉ được sử dụng cho các văn bản nội bộ như thông báo nghỉ lễ, thư cảm ơn, phiếu thu chi nội bộ hoặc các chứng từ không mang tính ràng buộc trách nhiệm pháp lý với cơ quan nhà nước.

Đối với các văn bản quan trọng như hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu giá trị lớn, ủy nhiệm chi rút tiền tại ngân hàng hoặc hồ sơ quyết toán thuế, người đại diện theo pháp luật nên tự tay ký bút mực trực tiếp rồi mới dập con dấu công ty lên trên. Việc dùng con dấu chữ ký đóng lên các giao dịch thương mại trọng yếu tiềm ẩn rủi ro bị từ chối công nhận giá trị văn bản khi đôi bên xảy ra bất đồng ý kiến.

Để kiểm tra bản vẽ thiết kế con dấu công ty hoặc nhận báo giá khi xác nhận mẫu và số lượng cụ thể, bạn có thể gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website.