Mẫu con dấu công đoàn cơ sở là con dấu pháp nhân hình tròn, thể hiện tên tổ chức công đoàn cấp trên và tên đơn vị cơ sở trực thuộc. Con dấu này dùng để đóng trên các văn bản lưu hành nội bộ, chứng từ chi tiêu quỹ công đoàn, các biên bản đối thoại và thỏa ước lao động tập thể.
Khi một tổ chức công đoàn cơ sở mới được thành lập, ban chấp hành cần hoàn tất thủ tục đăng ký mẫu dấu tại cơ quan có thẩm quyền để đưa con dấu vào hoạt động hợp pháp. Quá trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt văn bản, đồng thời phải nắm rõ quy cách bố cục và phương thức bảo quản cơ học.
Dưới đây là thông tin chi tiết về bố cục mặt dấu, các bước thực hiện hồ sơ pháp lý, các lưu ý quản lý và hướng dẫn thực hành thực tế cho cán bộ công đoàn.
Bố cục thông tin trên mẫu con dấu công đoàn cơ sở
Mặt con dấu công đoàn cơ sở được thiết kế theo dạng hình tròn đồng tâm, chia tách rõ rệt giữa phần vành ngoài và khu vực trung tâm. Cách sắp xếp này giúp thể hiện đầy đủ cơ cấu tổ chức, đồng thời tạo sự đồng bộ trên toàn hệ thống công đoàn.
Khi thiết kế mặt dấu, người thợ phải tính toán kích thước từng chữ cái, khoảng cách cung tròn và vị trí đặt biểu trưng. Việc sắp đặt này giúp khi dập xuống giấy, các dòng chữ không bị chồng lấn, vành tròn không bị mất nét và thông tin được hiển thị rõ ràng.
Nội dung chi tiết trên vành ngoài và tâm dấu
Vành ngoài con dấu công đoàn cơ sở là cung tròn bao quanh, thể hiện tên của tổ chức công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý. Đó có thể là liên đoàn lao động quận, huyện, công đoàn ngành địa phương, hoặc liên đoàn lao động tỉnh, thành phố.
Dòng chữ ở vành ngoài được xếp chạy cong theo chiều kim đồng hồ, bắt đầu từ điểm phía dưới bên trái, vòng lên phía trên và kết thúc ở điểm phía dưới bên phải. Với những đơn vị cấp trên có tên gọi dài, người thợ gia công cần thu nhỏ tỷ lệ phông chữ một cách đồng đều. Nếu khoảng cách giữa chữ và đường viền quá hẹp, mực in rất dễ đọng lại ở mép, gây hiện tượng nhòe nét khi đóng dấu nhiều lần liên tiếp.
Khu vực tâm dấu là phần diện tích bên trong vòng tròn nhỏ, dành riêng để thể hiện tên của công đoàn cơ sở doanh nghiệp, cơ quan nhà nước hoặc trường học. Tên đơn vị cơ sở thường được xếp theo các hàng ngang thẳng đứng, đặt ngay phía dưới hình biểu trưng công đoàn. Tên này phải trùng khớp từng chữ với tên ghi trong quyết định thành lập do công đoàn cấp trên ban hành.
Đối với các doanh nghiệp có tên dài, người thiết kế thường chọn phương án uốn cong nhẹ hàng chữ theo cung tròn đáy để tận dụng không gian. Thợ kỹ thuật sẽ chọn các phông chữ in hoa không chân, có độ dày nét đều đặn để tránh tình trạng chữ quá mảnh hoặc quá đậm. Khoảng cách giữa các dòng chữ ở tâm dấu cần được giữ đủ rộng, giúp vết mực không bị dính vào nhau khi dập trên các loại giấy có bề mặt sần.
Đối với các đơn vị trực thuộc khối sự nghiệp giáo dục hay y tế, tên ở tâm dấu thường gồm tên trường học hoặc bệnh viện. Người thiết kế sẽ căn chỉnh cỡ chữ sao cho tâm dấu cân xứng với vành tròn bao quanh. Sự phân bố hợp lý giúp lực dập từ tay truyền đều xuống bề mặt giấy, hạn chế việc con dấu bị kênh hoặc khuyết vành.
Quy cách hình thức và màu mực dấu công đoàn cơ sở
Hình dạng con dấu công đoàn cơ sở là hình tròn khép kín, bên trong có hình biểu trưng công đoàn đặt ở vị trí trang trọng phía trên tên đơn vị cơ sở. Màu mực dấu được sử dụng trong mọi hoạt động hành chính là màu mực đỏ, giúp tạo sự trang nghiêm và dễ phân biệt với chữ ký tay màu xanh.
Hình thức con dấu đoàn thể mang tính quy chuẩn cao, phản ánh tính tổ chức chặt chẽ của hệ thống công đoàn. Khác với việc đóng dấu công ty đôi khi có thể dùng màu mực khác trong nội bộ, con dấu công đoàn khi đóng vào báo cáo tài chính, tờ trình hay công văn đều dùng mực đỏ. Vết dập mực đỏ giúp các cấp quản lý dễ dàng nhận diện văn bản chính thức của đoàn thể khi lưu trữ hồ sơ.
Cơ quan công an có thẩm quyền thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ, đối chiếu và cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu cho tổ chức công đoàn cơ sở theo quy định trước khi đưa con dấu vào sử dụng.
Cán dấu liền mực dạng lật giúp thao tác đóng dấu diễn ra thuận tiện, người dùng không cần mang theo khay mực rời bên ngoài. Để con dấu hoạt động ổn định, bạn nên sử dụng mực dấu phổ thông gốc nước để châm vào khay mực. Mực gốc nước thấm nhanh vào các loại giấy văn phòng thông dụng, không tạo màng bóng và không làm phá hủy cấu trúc của đệm mút.
Minh họa các dạng bố cục mẫu dấu công đoàn cơ sở thực tế
Dưới đây là mô tả chi tiết các dạng bố cục thường gặp trên bản vẽ thiết kế con dấu công đoàn cơ sở. Những nội dung này đóng góp trực quan như bản vẽ kỹ thuật, hỗ trợ cán bộ phụ trách hình dung rõ ràng trước khi nộp hồ sơ xin cấp dấu. Các phân tích dưới đây chỉ nhằm mô tả bố cục hình học, không đại diện cho sản phẩm thực tế của bất kỳ cơ quan cụ thể nào.
Mẫu bố cục thứ nhất là dạng dấu dành cho công đoàn cơ sở doanh nghiệp sản xuất hoặc thương mại có tên ngắn. Vành ngoài thể hiện tên liên đoàn lao động quận hoặc huyện quản lý, chữ chạy đều ba phần tư vòng tròn. Tâm dấu chứa biểu trưng Công đoàn Việt Nam (gồm bánh xe răng, quốc kỳ và cuốn sách đặt ở nửa trên), nửa dưới là hai dòng chữ nằm ngang ghi rõ tên công ty. Bố cục này tạo độ thoáng tối đa cho mặt dấu, mực dập ra rất thanh thoát và rõ ràng.
Mẫu bố cục thứ hai là dạng dấu dành cho các công đoàn cơ sở có tên đơn vị rất dài, chẳng hạn như công ty trách nhiệm hữu hạn nhiều thành viên. Do tên dài, dòng chữ ở vành ngoài phải thu nhỏ cỡ chữ, đồng thời tên công ty ở tâm dấu được chia làm ba dòng uốn cong theo viền đáy. Khoảng trống quanh biểu trưng được co lại vừa đủ, đòi hỏi việc gia công phải thật chính xác để các ký tự không bị chạm nhau.
Mẫu bố cục thứ ba là dạng dấu thuộc công đoàn ngành hoặc các đơn vị hành chính sự nghiệp, trường học. Vành ngoài thể hiện tên công đoàn ngành cấp tỉnh hoặc công đoàn giáo dục địa phương, phần tâm dấu thể hiện tên phân hiệu hoặc tên trường. Bố cục này thường có sự phân chia đối xứng rất chuẩn mực, các đường nét biểu trưng đặt chính giữa trục thẳng đứng, tạo cảm giác trang nghiêm và cân đối trên mọi trang văn bản.
Bảng tổng hợp đặc điểm các phương án bố cục hình học minh họa:
| Dạng bố cục minh họa | Đặc điểm tên công đoàn cấp trên | Đặc điểm tên công đoàn cơ sở | Đánh đổi khi đóng dấu thực tế |
|---|---|---|---|
| Bố cục thoáng nét ngắn | Tên cấp trên ngắn, vành tròn giãn chữ | Tên cơ sở ngắn, bố trí một hoặc hai dòng ngang | Chữ rất thoáng nhưng để lại khoảng trống nhiều |
| Bố cục nhiều ký tự | Tên cấp trên dài, cỡ chữ thu nhỏ | Tên cơ sở dài, chia ba dòng uốn cong đáy | Thể hiện đủ tên pháp lý nhưng nét chữ nhìn nhỏ hơn |
| Bố cục khối ngành sự nghiệp | Tên công đoàn ngành rõ ràng, cân xứng | Tên trường hoặc viện đặt đối xứng tâm | Bố cục trang nghiêm nhưng đòi hỏi căn lề đóng chuẩn |
Hướng dẫn các bước đăng ký mẫu con dấu công đoàn cơ sở
Khi làm thủ tục đăng ký mẫu con dấu công đoàn cơ sở, bạn nên chuẩn bị đầy đủ các văn bản công nhận tổ chức, nộp hồ sơ thẩm định và nhận bàn giao con dấu kèm giấy chứng nhận. Việc rà soát kỹ từng giấy tờ từ sớm giúp ban chấp hành chủ động thời gian, tránh phải đi lại bổ sung nhiều đợt.
Mỗi giai đoạn trong quy trình đều gắn liền với những biểu mẫu và thủ tục hành chính cụ thể. Cán bộ công đoàn cần kiểm tra tính pháp lý của từng văn bản, giúp thông tin giữa hồ sơ đoàn thể và thông tin hoạt động của doanh nghiệp luôn trùng khớp.
Chuẩn bị hồ sơ pháp lý đề nghị đăng ký con dấu
Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu công đoàn cơ sở mới đòi hỏi các giấy tờ xác thực về việc thành lập tổ chức và tư cách đại diện của ban chấp hành. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo hướng dẫn chuyên môn giúp quá trình xử lý diễn ra đúng trình tự.
Việc đăng ký và cấp con dấu cho các tổ chức, đoàn thể cần thực hiện đúng trình tự tiếp nhận hồ sơ theo quy định quản lý con dấu. Giấy tờ đầu tiên cần chuẩn bị là quyết định thành lập hoặc quyết định công nhận công đoàn cơ sở do liên đoàn lao động cấp trên ký ban hành. Văn bản này là căn cứ xác định tên gọi chính thức của tổ chức công đoàn tại đơn vị.
Văn bản tiếp theo là quyết định công nhận ban chấp hành công đoàn cơ sở nhiệm kỳ đương nhiệm. Quyết định này xác nhận danh sách các thành viên ban chấp hành, chức danh chủ tịch và phó chủ tịch, những người có thẩm quyền ký văn bản và quản lý con dấu. Cán bộ phụ trách cần chuẩn bị bản chính hoặc bản sao có chứng thực theo đúng quy định pháp lý để cán bộ tiếp nhận đối chiếu.
Ngoài các quyết định về tổ chức, theo quy trình nội bộ của tổ chức công đoàn, cán bộ đi đăng ký con dấu cần xuất trình giấy giới thiệu của công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý hoặc văn bản cử người của ban chấp hành lâm thời. Giấy giới thiệu cần ghi rõ họ tên, chức vụ, thông tin giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ và nội dung đề nghị cấp mới con dấu. Cán bộ công đoàn cũng cần chuẩn bị thêm văn bản đề nghị đăng ký mẫu con dấu theo mẫu quy định, có chữ ký của chủ tịch công đoàn cơ sở để hoàn thiện bộ tài liệu.
Nộp hồ sơ và tiếp nhận kết quả xử lý
Hồ sơ sau khi hoàn thiện sẽ được nộp tại cơ quan quản lý chuyên trách về trật tự xã hội thuộc công an cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương nơi công đoàn cơ sở đặt trụ sở. Tại một số địa phương, thủ tục này có thể nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ công theo hướng dẫn hành chính hiện hành.
Khi đến nộp hồ sơ trực tiếp, cán bộ được cử đi phải xuất trình giấy giới thiệu và giấy tờ tùy thân bản gốc để đối chiếu nhân thân. Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra từng thành phần hồ sơ, đối chiếu tính pháp lý của các quyết định công nhận ban chấp hành và tên gọi đơn vị. Nếu hồ sơ hợp lệ và đầy đủ, cán bộ tiếp nhận sẽ cấp phiếu hẹn trả kết quả, trên đó ghi rõ ngày trả con dấu và giấy chứng nhận mẫu dấu.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan công an kiểm tra hồ sơ, đối chiếu mẫu dấu và làm thủ tục cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu vào hệ thống quản lý tàng thư. Khi đến ngày hẹn, người đại diện mang theo phiếu hẹn gốc và giấy tờ tùy thân đến bộ phận tiếp nhận để nhận bàn giao con dấu cùng giấy chứng nhận.
Tại thời điểm nhận con dấu, bạn cần mở hộp kiểm tra con dấu thực tế và đối chiếu cẩn thận với vết dấu in trên Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. Hãy dập thử vài lần lên một tờ giấy trắng phẳng để quan sát vành ngoài, hình biểu trưng và từng ký tự tên công đoàn cơ sở. Vết dập phải sắc nét, chữ rõ ràng, không bị méo mó hay lem mực, và trùng khớp với hình dấu lưu trên giấy chứng nhận. Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu là tài liệu pháp lý cần được lưu trữ cẩn thận cùng với con dấu trong suốt quá trình hoạt động.
Những lỗi phổ biến khiến hồ sơ đăng ký con dấu bị trả lại
Trong thực tế thực hiện thủ tục, không ít công đoàn cơ sở bị trả lại hồ sơ do mắc phải những sai sót có thể phòng tránh được từ trước. Việc nhận diện sớm các lỗi này giúp cán bộ công đoàn rà soát kỹ lưỡng giấy tờ, tránh mất thời gian đi lại bổ sung.
Lỗi phổ biến là sự không thống nhất về tên gọi của đơn vị. Điều này thường phát sinh khi doanh nghiệp vừa đổi tên hoặc thay đổi loại hình công ty, nhưng công đoàn cấp trên lại căn cứ vào hồ sơ cũ để ra quyết định. Cơ quan công an khi đối chiếu dữ liệu sẽ từ chối giải quyết nếu phát hiện có sự sai lệch dù chỉ là một từ viết tắt.
Lỗi thứ hai liên quan đến thẩm quyền cấp giấy giới thiệu. Nhiều cán bộ công đoàn nhầm lẫn, lấy giấy giới thiệu do giám đốc doanh nghiệp ký để đi nộp hồ sơ làm con dấu công đoàn. Do công đoàn cơ sở mới thành lập chưa có con dấu riêng, theo quy chế nội bộ của đoàn thể, cán bộ đi làm thủ tục sử dụng giấy giới thiệu do công đoàn cấp trên trực tiếp ban hành, tránh nhầm lẫn với giấy giới thiệu của ban giám đốc doanh nghiệp.
Lỗi thứ ba là sử dụng các quyết định công nhận ban chấp hành đã hết thời hạn nhiệm kỳ mà chưa tổ chức đại hội bầu khóa mới. Cơ quan quản lý con dấu chỉ chấp thuận các văn bản công nhận còn hiệu lực pháp lý tại thời điểm nộp hồ sơ. Bên cạnh đó, các lỗi như giấy tờ bị rách nát, thông tin cá nhân trên giấy giới thiệu không khớp với giấy tờ tùy thân thực tế, hoặc thiếu bản gốc để đối chiếu cũng là nguyên nhân khiến hồ sơ bị đình trệ.
Bảng kiểm tra chéo các điều kiện hồ sơ trước khi nộp:
| Hạng mục cần kiểm tra | Dấu hiệu hồ sơ đạt yêu cầu | Lỗi sai thường gặp cần tránh |
|---|---|---|
| Tên đơn vị trên các quyết định | Khớp từng ký tự với giấy phép hoạt động của doanh nghiệp | Sai lệch loại hình doanh nghiệp hoặc thiếu từ viết tắt |
| Nguồn gốc của giấy giới thiệu | Do công đoàn cấp trên trực tiếp ký và đóng dấu tròn | Dùng giấy giới thiệu do ban giám đốc công ty ký |
| Thời hạn nhiệm kỳ ban chấp hành | Quyết định công nhận ban chấp hành còn trong nhiệm kỳ | Sử dụng quyết định của nhiệm kỳ đại hội đã kết thúc |
| Tính nguyên vẹn của văn bản | Chữ ký rõ nét, con dấu tươi màu, không bị tẩy xóa | Văn bản bị rách mép, mờ số hiệu hoặc có vết sửa tay |
| Giấy tờ tùy thân người nộp | Bản gốc còn hạn sử dụng, thông tin khớp giấy giới thiệu | Sai lệch thông tin giấy tờ hoặc giấy tờ tùy thân hết hạn |
Hướng dẫn quản lý và bảo quản con dấu công đoàn cơ sở
Việc quản lý và sử dụng con dấu công đoàn cơ sở phải tuân thủ kỷ luật hành chính nghiêm ngặt nhằm tránh việc con dấu bị lạm dụng hoặc đóng sai mục đích. Con dấu chỉ được sử dụng để đóng trên các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền theo quy chế nội bộ.
Bên cạnh việc phân công người quản lý con dấu, khâu bảo dưỡng vật lý cho thiết bị cũng rất cần thiết trong thực tế. Giữ gìn và vệ sinh con dấu đúng cách giúp mặt cao su duy trì độ sắc nét, khay mực không bị khô và cơ chế lật hoạt động êm ái suốt thời gian dài.
Bàn giao con dấu khi thay đổi nhân sự ban chấp hành
Mỗi khi có sự thay đổi về nhân sự ban chấp hành, đặc biệt là vị trí chủ tịch hoặc người được giao nhiệm vụ giữ con dấu, việc chuyển giao phải được thực hiện minh bạch. Việc lập biên bản bàn giao là thủ tục cần thiết nhằm xác lập rõ ranh giới trách nhiệm giữa các thời kỳ.
Biên bản bàn giao con dấu cần ghi nhận cụ thể hiện trạng vật lý của con dấu tại thời điểm chuyển giao. Cán bộ bàn giao và cán bộ tiếp nhận cần dập thử một vết dấu mực đỏ trực tiếp lên biên bản để ghi nhận độ sắc nét của mặt dấu. Bên cạnh con dấu, người bàn giao phải chuyển giao kèm theo bản chính Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và toàn bộ sổ sách theo dõi việc đóng dấu văn bản từ trước đến nay.
Chủ tịch công đoàn cơ sở là người chịu trách nhiệm cao nhất về tính hợp pháp của việc sử dụng con dấu tại đơn vị. Nếu chủ tịch phân công cho một ủy viên ban chấp hành hoặc cán bộ văn thư giữ dấu, việc phân công này phải được ban hành bằng văn bản rõ ràng. Cán bộ giữ dấu không đóng dấu lên các tờ giấy trắng chưa có nội dung, hoặc đóng dấu vào văn bản khi chưa có chữ ký sống của chủ tịch hoặc phó chủ tịch phụ trách.
Trong quá trình quản lý nội bộ, để kiểm soát việc lưu chuyển hồ sơ công đoàn, các đơn vị có thể kết hợp sử dụng dấu chữ ký hoặc dấu chức danh của cán bộ ký duyệt. Việc sử dụng các con dấu thông tin này giúp giấy tờ nội bộ được phân định rõ ràng trước khi đóng dấu tròn công đoàn. Đồng thời, con dấu công đoàn phải được bảo quản trong tủ có khóa đặt tại trụ sở làm việc, không được mang con dấu ra khỏi cơ quan nếu chưa có sự phê duyệt bằng văn bản của chủ tịch công đoàn.
Phương án xử lý khi con dấu bị mòn hoặc đổi tên đơn vị
Sau thời gian dài sử dụng liên tục, mặt dấu cao su có thể bị mòn, rách viền hoặc khay mực bị xẹp lún khiến nét đóng không còn đều đặn. Khi phát hiện dấu hiệu xuống cấp, ban chấp hành cần xác định rõ mức độ hư hỏng để có biện pháp can thiệp phù hợp.
Nếu con dấu chỉ bị mờ do bụi giấy bám vào kẽ chữ hoặc cặn mực khô tích tụ, người dùng có thể tự xử lý kỹ thuật đơn giản tại văn phòng. Bạn dùng khăn ẩm mềm hoặc tăm bông thấm nước sạch lau nhẹ bề mặt cao su để loại bỏ cặn bẩn, để khô tự nhiên rồi châm thêm vài giọt mực chuyên dụng vào khay thấm. Tuy nhiên, nếu mặt cao su đã bị nứt rách hoặc biến dạng do dùng sai loại mực có chứa dung môi ăn mòn, đơn vị cần lập hồ sơ đề nghị đổi lại con dấu tại cơ quan công an quản lý mẫu dấu và giao nộp con dấu cũ bị hỏng để thực hiện thủ tục cấp đổi theo đúng quy định.
Trường hợp doanh nghiệp tái cấu trúc dẫn đến thay đổi tên pháp lý hoặc loại hình hoạt động, tổ chức công đoàn cơ sở cũng cần đổi tên theo quyết định từ công đoàn cấp trên. Khi nhận quyết định đổi tên mới, ban chấp hành tiến hành thủ tục đổi con dấu tại cơ quan công an quản lý mẫu dấu. Hồ sơ đổi dấu thường gồm công văn đề nghị, quyết định đổi tên cùng việc giao lại con dấu và giấy chứng nhận mẫu dấu cũ để cơ quan chức năng thực hiện thu hồi.
Trong các hoạt động ghi chép nghiệp vụ hằng ngày của công đoàn, cán bộ phụ trách có thể sử dụng thêm dấu tên hoặc dấu ngày tháng năm để đóng vào sổ theo dõi thu nộp đoàn phí và văn bản đi đến. Những con dấu phụ trợ này không chứa tư cách pháp nhân đoàn thể nên đơn vị có thể chủ động đặt làm theo nhu cầu, giúp tiết kiệm thời gian xử lý giấy tờ văn phòng.
Bảng hướng dẫn phân loại cách xử lý sự cố con dấu thường gặp:
| Hiện tượng thực tế | Nguyên nhân cơ bản | Phương án khắc phục kỹ thuật | Trình tự thủ tục cần làm |
|---|---|---|---|
| Nét dập đứt đoạn, mất chữ | Cặn mực khô đọng kẽ chữ, thiếu mực | Dùng khăn ẩm vệ sinh kẽ chữ, châm thêm mực gốc nước | Tự xử lý tại đơn vị, không cần làm thủ tục |
| Vành tròn bị méo, nứt vỡ | Va đập mạnh hoặc mặt cao su bị thoái hóa | Không thể phục hồi bằng phương pháp thủ công | Làm hồ sơ xin đổi lại con dấu hỏng tại cơ quan công an |
| Đơn vị sáp nhập hoặc đổi tên | Thay đổi pháp nhân theo quyết định mới | Phải gia công lại toàn bộ bản vẽ thiết kế mới | Xin quyết định đổi tên, nộp dấu cũ để đổi dấu mới |
| Khay mực bị lún thành rãnh sâu | Bị nén chặt thời gian dài không sử dụng | Tháo khay mực cũ ra và thay khay mực mới | Thay thế phụ kiện khay mực, tiếp tục sử dụng bình thường |
| Thất lạc con dấu trong công tác | Bị mất trong quá trình vận chuyển, lưu trữ | Không tự ý khắc lại con dấu giống mẫu cũ | Khai báo cơ quan công an, làm thủ tục xin cấp lại dấu |
Thao tác đóng dấu và kiểm tra vết dập
Để con dấu công đoàn cơ sở khi dập lên văn bản đạt độ rõ nét, người đóng dấu cần thao tác cẩn thận trên mặt phẳng. Tài liệu cần đặt ngay ngắn trên bàn làm việc, có thể kê thêm một tập giấy mỏng hoặc tấm đệm cao su phẳng bên dưới để lực dập tiếp xúc đều.
Trước khi đóng dấu, bạn căn chỉnh con dấu đúng chiều trang giấy, tránh bị nghiêng lệch hình biểu trưng và nội dung chữ. Khi thao tác, bạn ấn dứt khoát theo phương thẳng đứng với lực vừa phải, giữ nhẹ trong giây lát để mực ngấm đều vào thớ giấy rồi nhấc dấu thẳng đứng lên khỏi mặt giấy. Sau khi dập xong, bạn kiểm tra vết mực xem có bị nhòe hay thiếu vành hay không, đồng thời chờ mực khô tự nhiên trước khi lưu trữ hồ sơ. Con dấu sau khi sử dụng cần được cất giữ cẩn thận trong tủ có khóa theo quy chế nội bộ của cơ quan, đơn vị.
Để được hỗ trợ về khay mực, mực dấu chuyên dụng hoặc làm các loại dấu tên, dấu chức danh nội bộ cho cán bộ công đoàn, bạn có thể gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website.
