Cách chèn chữ ký và con dấu vào file pdf chi tiết từng bước

Nhiều người xử lý văn bản giấy tờ thường gặp tình trạng file PDF gửi đi thiếu chữ ký tay hoặc thiếu hình con dấu xác nhận. Khi cần gửi tài liệu gấp qua thư điện tử, việc in toàn bộ tập hồ sơ ra giấy rồi ký tên, dập mộc, sau đó quét hình ảnh trở lại máy tính sẽ tiêu tốn nhiều thời gian, công sức và vật tư in ấn.

Thao tác đưa trực tiếp hình ảnh chữ ký và con dấu vào tệp tài liệu số giúp luồng trao đổi giấy tờ nội bộ diễn ra trôi chảy. Phương pháp này áp dụng rất thuận lợi cho các loại báo giá, phiếu tiếp nhận thông tin, đơn xin nghỉ phép, hoặc các đề xuất dự toán không yêu cầu chữ ký số mã hóa chuyên dụng.

Để tài liệu giữ được tính trang nghiêm, nét ký và hình mộc đỏ cần được xử lý hình ảnh đúng kỹ thuật trước khi đưa vào văn bản. Vết mực dấu tròn phải hiển thị rõ các dòng chữ, vành chỉ không bị lem luốc, còn nét chữ ký phải thanh thoát, không mang theo mảng viền trắng thô kệch đè lấp nội dung chữ in của trang tài liệu.

Bạn có thể thực hiện việc ghép hình ảnh này thông qua các phần mềm đọc và chỉnh sửa PDF thông dụng như Adobe Acrobat Reader hoặc Foxit PDF Reader. Mỗi công cụ đều cung cấp sẵn các tính năng chèn tem dấu, quản lý mẫu ký cá nhân để bạn tái sử dụng cho các lần phát hành tài liệu tiếp theo.

Chuẩn bị file ảnh chữ ký và con dấu tách nền

Khâu chuẩn bị hình ảnh quyết định trực tiếp đến tính thẩm mỹ của toàn bộ trang văn bản số hóa. Một tệp hình ảnh đạt yêu cầu kỹ thuật phải tách sạch nền trắng của giấy, chỉ giữ lại phần nét mực thực tế. Nếu bạn bỏ qua bước xử lý phông nền, khi chèn vào PDF, khung ảnh chữ nhật màu trắng sẽ che khuất toàn bộ phần chữ in, các đường kẻ bảng, hoặc tiêu đề bên dưới.

Định dạng tệp phù hợp cho công việc này là ảnh PNG có kênh độ trong suốt. Định dạng này lưu giữ các điểm ảnh có màu và làm rỗng hoàn toàn các vùng trống xung quanh. Nhờ vậy, khi bạn xếp chồng hình ảnh con dấu lên chữ ký, hai đối tượng sẽ giao nhau tự nhiên, giống như thao tác đóng mộc mực đỏ trực tiếp lên nét bút viết tay trên giấy thật.

Cách tạo file ảnh chữ ký nét rõ định dạng PNG

Để tạo mẫu chữ ký điện tử sắc nét, bạn cần chuẩn bị một tờ giấy trắng tinh, bề mặt phẳng, không có dòng kẻ ngang hay ô ly. Bạn sử dụng bút mực nước, bút dạ bi hoặc bút lông kim có ngòi đậm, mực màu xanh hoặc màu đen để ký tên. Khi ký, bạn di chuyển ngòi bút dứt khoát, liền mạch, tránh để mực bị đứt đoạn, cào rách mặt giấy hoặc bị nhòe nét.

Sau khi đã có chữ ký tay hoàn chỉnh, bạn dùng máy quét tài liệu hoặc điện thoại thông minh để chụp lại trang giấy. Bạn chú ý đặt ống kính máy ảnh song song với mặt bàn, giữ khoảng cách vừa phải, đủ ánh sáng tự nhiên và tránh bóng đổ của tay cầm máy. Khung hình chụp cần lấy nét rõ ràng từng khúc lượn sóng, từng nét thanh nét đậm của chữ ký.

Bạn đưa bức ảnh vừa chụp vào máy tính, sử dụng các phần mềm đồ họa hoặc các trang web hỗ trợ lọc nền trực tuyến. Bạn thực hiện thao tác cắt cúp vùng thừa xung quanh, chỉ giữ lại phần khung sát mép chữ ký. Tiếp theo, bạn dùng công cụ tách phông tự động để xóa bỏ hoàn toàn sắc trắng của giấy, biến nền xung quanh thành các ô bàn cờ đại diện cho vùng trong suốt.

Cuối cùng, bạn xuất bức ảnh dưới định dạng PNG và lưu vào một thư mục cố định trên máy tính để tiện sử dụng lâu dài. Mẫu dấu chữ ký được số hóa cẩn thận sẽ hiển thị thanh thoát, không để lại vết mờ đục, giúp trang tài liệu nhìn gọn gàng và dễ nhìn.

Cách xử lý nền trong suốt cho ảnh con dấu

Đối với con dấu tròn cơ quan hoặc doanh nghiệp, bạn cần thực hiện thao tác dập mẫu mộc thật ra giấy trắng mịn một cách cẩn thận. Bạn nên dập thử vài lần lên giấy nháp để mực trên mặt cao su ra đều, sau đó mới dập chính thức lên tờ giấy quét. Lực dập tay cần đều đặn từ trên xuống, không lắc tay, không trượt cạnh để vòng tròn bên ngoài và các dòng chữ bên trong không bị đứt đoạn.

Sau khi vết mực khô hoàn toàn, bạn đặt tờ giấy vào máy quét văn phòng, quét tài liệu ở chế độ ảnh màu để thu được sắc thái chân thực của màu mực đỏ. Nếu sử dụng điện thoại, bạn cần chọn nơi có ánh sáng trắng đồng đều, không chụp dưới ánh đèn vàng vì sẽ làm sai lệch sắc độ của màu mực. Bức ảnh chụp cần nhìn thẳng góc, tránh hiện tượng chụp nghiêng làm vành dấu tròn bị méo thành hình bầu dục.

Bạn mở ảnh bằng phần mềm chỉnh sửa ảnh, phóng to vùng con dấu để quan sát chi tiết. Bạn dùng công cụ tẩy phông để lọc bỏ toàn bộ nền trắng bên ngoài đường viền tròn, đồng thời xử lý kỹ các khe hở bên trong từng nét chữ, khe hở của biểu tượng logo hoặc ngôi sao. Nét mực đỏ của con dấu công ty cần được giữ nguyên độ đậm, viền ngoài trơn tru, không bị gợn răng cưa màu xám.

Khi toàn bộ nền trắng đã được loại bỏ sạch sẽ, bạn lưu tệp ở định dạng PNG với lớp nền trong suốt. Bạn nên đặt tên file rõ ràng, dễ nhớ, lưu trữ trong cùng thư mục với chữ ký tay để thuận tiện cho việc gọi ra sử dụng trong các phần mềm đọc văn bản.

Hướng dẫn chèn chữ ký và con dấu bằng Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat Reader là phần mềm xem và xử lý tệp PDF phổ biến, cung cấp sẵn các bộ công cụ mạnh mẽ để thao tác trên văn bản. Phần mềm này có giao diện mạch lạc, tính năng tách bạch, giúp bạn kiểm soát việc chèn hình ảnh một cách trật tự. Việc nắm vững các công cụ tích hợp sẵn sẽ giúp bạn hoàn thành việc ký duyệt văn bản một cách thuận lợi.

Quy trình chèn chữ ký và mộc đỏ trên phần mềm này được thực hiện qua hai công cụ độc lập gồm Fill and Sign và Stamp. Bạn cần đưa chữ ký cá nhân vào trước, sau đó mới tiến hành dán tem dấu đè lên trên để đạt được sự tương tác tự nhiên giữa các lớp hình ảnh.

Sử dụng tính năng Fill and Sign để đưa chữ ký vào tài liệu

Trước hết, bạn mở tệp tài liệu PDF cần ký bằng ứng dụng Adobe Acrobat Reader trên máy tính. Bạn quan sát thanh menu phía trên hoặc cột công cụ bên tay phải, tìm và nhấp chuột vào tính năng Fill and Sign. Ngay sau đó, thanh công cụ chuyên dụng cho việc điền văn bản và ký tên sẽ xuất hiện ở phía trên cùng của vùng hiển thị tài liệu.

Trên thanh công cụ này, bạn nhấp chuột vào biểu tượng cây bút có dòng chữ Sign Yourself, rồi chọn mục Add Signature từ menu thả xuống. Hệ thống sẽ mở ra một cửa sổ với các tùy chọn tạo chữ ký khác nhau. Bạn chuyển sang thẻ Image, nhấn vào nút Browse để điều hướng đến tệp ảnh chữ ký định dạng PNG nền trong suốt đã chuẩn bị sẵn.

Khi ảnh chữ ký xuất hiện trong khung xem trước, bạn kiểm tra xem đường nét có rõ ràng hay không rồi nhấn nút Apply để lưu cấu hình. Con trỏ chuột của bạn lúc này sẽ đi kèm với hình ảnh chữ ký vừa chọn. Bạn di chuyển chuột đến vị trí thích hợp phía trên phần họ tên của người ký, sau đó nhấp chuột trái một lần để đặt chữ ký xuống trang giấy.

Khung viền điều khiển màu xanh sẽ bao quanh chữ ký, cho phép bạn tinh chỉnh vị trí bằng cách kéo rê chuột. Bạn có thể nhấn vào biểu tượng chữ A lớn hoặc chữ A nhỏ trên thanh nổi để phóng to hoặc thu nhỏ nét ký cho cân đối với phần dấu tên in sẵn trên biểu mẫu.

Dùng công cụ Stamp tạo con dấu điện tử trên trang PDF

Sau khi chữ ký đã nằm đúng chỗ, bạn chuyển sang thao tác dán mộc đỏ thông qua công cụ Stamp. Bạn nhấp vào thẻ Tools ở góc trên bên trái giao diện phần mềm, kéo xuống tìm biểu tượng con dấu có tên Stamp rồi bấm chuột để kích hoạt. Thanh điều khiển của công cụ Stamp sẽ hiển thị ngay bên dưới dải menu chính của tệp PDF đang mở.

Bạn nhấp vào nút Custom Stamps, sau đó chọn tiếp tùy chọn Create để khởi tạo một mẫu dấu mới từ tệp hình ảnh bên ngoài. Một cửa sổ tương tác hiện ra, bạn nhấn nút Browse, chuyển bộ lọc tìm kiếm tệp sang định dạng ảnh, rồi chọn file ảnh con dấu tròn nền trong suốt từ máy tính của bạn. Bạn kiểm tra hình ảnh thu nhỏ hiển thị trong ô xem trước rồi bấm OK để xác nhận tải ảnh lên.

Hệ thống sẽ yêu cầu bạn phân loại con dấu vào một nhóm danh mục cụ thể để quản lý. Bạn có thể chọn một nhóm có sẵn trong danh sách hoặc tạo nhóm mới với tên gọi riêng, đồng thời đặt tên đại diện cho con dấu rồi bấm OK để hoàn tất việc lưu trữ vào thư viện phần mềm. Mẫu dấu này sẽ được lưu cố định, bạn không cần phải tải lại ảnh trong những lần làm việc sau.

Để đóng dấu vào văn bản, bạn nhấp lại vào nút Stamp trên thanh công cụ, tìm đến nhóm vừa tạo và bấm chuột chọn mẫu mộc đỏ. Con trỏ chuột lập tức biến thành hình con dấu, bạn di chuyển đến vị trí cần đóng mộc trên trang PDF rồi nhấp chuột trái để dán xuống. Bạn nhấp chuột vào hình dấu, giữ các góc của khung viền để co kéo kích thước cho tương xứng với tỷ lệ thực của văn bản.

Cách chèn chữ ký và con dấu bằng Foxit PDF Reader

Foxit PDF Reader cũng là một ứng dụng đọc tệp PDF quen thuộc, nổi bật với khả năng khởi động nhanh và giao diện thân thiện với người dùng văn phòng. Phần mềm này tích hợp các công cụ hỗ trợ ký tài liệu trực quan, giúp người thao tác dễ dàng sắp xếp các đối tượng đồ họa lên trang văn bản mà không gặp trở ngại.

Việc phối hợp hai tính năng PDF Sign và Create Custom Stamp trên Foxit Reader mang lại quy trình làm việc liền mạch. Bạn có thể lưu trữ sẵn các mẫu dấu nội bộ, chữ ký của từng cá nhân phụ trách để đưa vào tài liệu khi có yêu cầu phê duyệt hồ sơ.

Thiết lập chữ ký bằng tính năng PDF Sign

Bạn khởi động ứng dụng Foxit PDF Reader, nhấn phím mở tệp hoặc kéo thả file PDF cần xử lý vào cửa sổ làm việc. Trên thanh bảng chọn trên cùng, bạn bấm vào thẻ PDF Sign hoặc Foxit eSign để mở ra bộ công cụ phục vụ việc ký tên. Tại khu vực này, bạn sẽ thấy biểu tượng dấu cộng lớn màu xanh lá cây đại diện cho lệnh tạo chữ ký mới.

Bạn nhấp chuột vào biểu tượng dấu cộng để mở bảng điều khiển Create Signature. Giao diện cung cấp cho bạn nhiều phương án nhập dữ liệu ký, bạn chọn vào mục Import File rồi bấm nút Browse để dẫn đến tệp chữ ký PNG nền trong suốt. Hình ảnh nét ký sẽ hiển thị trong khung xem trước màu trắng lớn ở trung tâm hộp thoại.

Nếu bạn muốn chuyển màu nét ký thành màu đen tuyền, bạn có thể tích chọn vào ô chuyển đổi sang đen trắng. Nếu muốn giữ nguyên sắc xanh của mực bút gốc, bạn để trống ô chọn này rồi bấm nút Save để lưu mẫu ký vào hệ thống. Mẫu chữ ký sau khi lưu sẽ luôn xuất hiện trên thanh công cụ để bạn lấy ra sử dụng bất kỳ lúc nào.

Tiếp theo, bạn nhấp chuột trái vào hình chữ ký mẫu, đưa con trỏ chuột đến vị trí cần ký trên tài liệu PDF rồi nhấp chuột một lần nữa để dán nét ký xuống. Bạn dùng chuột kéo các góc vuông của khung điều khiển để mở rộng hoặc thu hẹp độ dài chữ ký cho khớp với vị trí chức vụ và phần dấu chức danh của người ký tên.

Tạo mẫu con dấu công ty bằng công cụ Custom Stamp

Để đưa hình ảnh mộc tròn vào Foxit Reader, bạn nhấp chuột chuyển sang thẻ Comment trên thanh điều hướng chính. Trong nhóm công cụ này, bạn tìm mục Stamps, bấm vào biểu tượng mũi tên tam giác nhỏ chỉ xuống để mở danh mục mở rộng. Bạn chọn dòng Create Custom Stamp để bắt đầu quá trình tạo mẫu con dấu số hóa.

Hộp thoại thiết lập tem dấu hiện lên, bạn nhấn chuột vào nút Browse để tìm chọn tệp ảnh con dấu công ty đã được tách nền cẩn thận. Phần mềm sẽ tải bức ảnh vào khung nhìn thử để bạn quan sát độ sắc nét của các chi tiết. Tại ô Category, bạn nhập tên nhóm lưu trữ để dễ phân loại, còn tại ô Name, bạn ghi chú tên gọi của con dấu đó.

Một điểm thuận tiện trên Foxit Reader là thanh trượt chỉnh độ trong suốt của tem dấu. Bạn có thể hạ mức độ đậm đặc xuống một chút để lớp mực đỏ có độ trong nhẹ tự nhiên khi đè lên các dòng chữ, sau đó nhấn OK để kết thúc thao tác thêm tem. Con dấu mới tạo lập tức được bổ sung vào bộ sưu tập tem dấu của phần mềm.

Khi cần sử dụng, bạn bấm vào nút Stamps trên thanh menu, mở đúng nhóm danh mục và nhấp chọn hình con dấu đỏ. Bạn rê chuột đến vị trí thích hợp trên trang tài liệu rồi nhấp chuột trái để đóng mộc xuống trang giấy. Bạn căn chỉnh lại vị trí con dấu sao cho bao phủ đúng phần chữ ký theo yêu cầu thể thức trình bày văn bản hành chính.

Cách căn chỉnh vị trí con dấu và chữ ký trên văn bản

Việc bố trí vị trí giữa con dấu và chữ ký trên văn bản đòi hỏi sự chuẩn xác, cẩn thận để tạo nên sự hài hòa về mặt thị giác và tuân thủ các thói quen soạn thảo giấy tờ thông thường. Đối với văn bản hành chính, Khoản 2 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định dấu đóng trùm lên khoảng một phần ba chữ ký về phía bên trái. Trong các giao dịch thương mại, các bên thường áp dụng cách đóng tương tự theo thông lệ để xác nhận tính pháp lý của người ký.

Cách sắp xếp này giúp liên kết chặt chẽ danh tính của người ký tên với đơn vị ban hành tài liệu. Con dấu không được đóng tách rời quá xa nét ký, cũng không được dập trùm lên toàn bộ chữ ký khiến người xem không thể nhận dạng được đường nét viết tay của cá nhân. Việc để lộ hai phần ba nét ký về phía bên phải giúp người tiếp nhận văn bản quan sát rõ nét mực và đặc điểm riêng biệt của chữ ký.

Dưới đây là bảng tổng hợp các tiêu chí bố trí con dấu và chữ ký trên trang văn bản số để bạn tham khảo khi thao tác căn chỉnh:

Khi thao tác trên phần mềm PDF, thứ tự chèn các đối tượng ảnh hưởng trực tiếp đến độ trực quan của trang tài liệu. Bạn dán hình ảnh chữ ký tay xuống trang giấy trước, căn chỉnh độ dài nét ký nằm ngay ngắn phía trên dòng họ tên in sẵn. Sau khi chữ ký đã đặt đúng chỗ, bạn mới tiến hành dán hình ảnh con dấu tròn vào trang văn bản.

Vì cả hai tệp ảnh đều có định dạng PNG với lớp nền trong suốt, nên khi bạn kéo con dấu đè lên chữ ký, nét mực đỏ sẽ phủ lên nét mực của chữ ký một cách tự nhiên. Vành tròn của con dấu cần đặt lệch sang góc trái của chữ ký, giữ cho khoảng cách giữa tâm con dấu và đuôi chữ ký có độ giãn cách vừa mắt. Bạn chú ý không kéo con dấu tụt quá sâu xuống dưới làm che lấp phần chữ in ghi chức vụ và họ tên người ký.

Các lỗi phổ biến khi chèn chữ ký và dấu vào PDF và cách chỉnh

Trong quá trình thực hiện việc đưa chữ ký và con dấu vào tài liệu PDF, người dùng thường gặp phải một số lỗi kỹ thuật khiến văn bản mất đi tính thẩm mỹ. Việc nhận diện đúng các lỗi sai phổ biến này sẽ giúp bạn dễ dàng điều chỉnh, tránh phải thao tác lại nhiều lần từ đầu.

Lỗi thường gặp nhất là hình ảnh bị bao quanh bởi một mảng nền trắng đục, che khuất toàn bộ phần chữ in hoặc đường kẻ bên dưới. Nguyên nhân là do bạn sử dụng trực tiếp tệp ảnh chụp đuôi JPG hoặc tệp PNG chưa được lọc sạch phông nền. Khi bạn đặt ảnh vào văn bản, phần khung màu trắng của bức ảnh sẽ đè bẹp các nội dung có sẵn trên trang PDF.

Để khắc phục lỗi nền trắng, bạn cần mở lại bức ảnh gốc trên các công cụ tách nền chuyên dụng. Bạn chọn công cụ xóa phông để loại bỏ hoàn toàn các điểm ảnh màu trắng xung quanh nét ký hoặc vành dấu, biến vùng này thành dạng trong suốt. Sau khi xử lý xong, bạn cần lưu tệp dưới định dạng PNG có thuộc tính trong suốt trước khi nhập trở lại phần mềm đọc PDF.

Lỗi phổ biến thứ hai là con dấu tròn bị méo mó, biến dạng thành hình bầu dục nằm ngang hoặc elip kéo dài. Lỗi này xuất hiện khi bạn co kéo kích thước bằng cách kéo các điểm neo ở cạnh trên, cạnh dưới hoặc cạnh bên của khung ảnh. Thao tác co kéo cạnh làm mất tỷ lệ cân bằng giữa chiều cao và chiều rộng của đối tượng đồ họa.

Cách xử lý lỗi méo hình là bạn chỉ thao tác thu phóng bằng cách nhấn giữ chuột vào bốn chấm tròn ở các góc chéo của khung bao quanh. Khi kéo chuột, bạn nên giữ thêm phím Shift trên bàn phím máy tính để phần mềm tự động khóa tỷ lệ khung hình. Nhờ đó, đường kính ngang và đường kính dọc của con dấu sẽ biến thiên đồng đều, giữ cho con dấu luôn tròn trịa.

Lỗi thứ ba là tỷ lệ kích thước của con dấu quá lớn hoặc quá nhỏ so với tổng thể trang giấy văn bản. Một số người chèn ảnh vào nhưng để kích thước mặc định quá to, chiếm trọn một góc trang tài liệu, hoặc thu nhỏ quá mức khiến chữ bên trong con dấu bị dính chặt vào nhau không đọc được. Kích thước con dấu cần được thu nhỏ sao cho tương xứng với kích cỡ con dấu thực tế khi đóng trên khổ giấy văn phòng thông dụng.

Bạn có thể chỉnh tỷ lệ thu phóng của trang PDF trên màn hình về mức kích thước hiển thị tương đương kích thước trang in thực tế. Sau đó, bạn nhìn tổng thể phần ký tên của văn bản, điều chỉnh khung ảnh con dấu sao cho vừa vặn với khoảng trống bên cạnh chữ ký, giúp các dòng chữ tên doanh nghiệp và dấu mã số thuế bên trong vành dấu vẫn có thể nhận biết được bằng mắt thường.

Phân biệt chèn ảnh con dấu thông thường và ký số điện tử

Nhiều người dùng văn phòng thường nhầm lẫn giữa việc chèn ảnh con dấu vào tệp PDF và việc thực hiện ký số điện tử. Mặc dù cả hai hình thức đều giúp hiển thị chữ ký và mộc đỏ trên trang tài liệu số, nhưng bản chất kỹ thuật và độ an toàn của hai phương pháp này hoàn toàn khác nhau. Việc hiểu rõ sự khác biệt giúp bạn lựa chọn đúng cách thức xử lý cho từng loại hồ sơ giấy tờ cụ thể.

Phương pháp chèn ảnh con dấu thông thường thực chất chỉ là việc chèn thêm một lớp đồ họa hình ảnh lên trên bề mặt tệp tài liệu PDF. Bất kỳ ai có phần mềm chỉnh sửa văn bản đều có thể xóa bỏ, di dời hoặc sao chép hình ảnh con dấu này sang một tệp tài liệu khác. Phương pháp ghép ảnh đồ họa này không có cơ chế mã hóa dữ liệu, không có khả năng phát hiện việc nội dung văn bản bị sửa đổi sau khi chèn ảnh.

Ngược lại, chữ ký số điện tử sử dụng công nghệ mã hóa khóa công khai gắn liền với một chứng thư số được cơ quan có thẩm quyền cấp phát. Khi người ký thực hiện thao tác ký số, phần mềm sẽ tạo ra một chuỗi mã hóa đại diện cho toàn bộ nội dung của tệp văn bản tại thời điểm đó. Nếu có bất kỳ sự thay đổi nào tác động vào văn bản sau khi ký, hệ thống phần mềm sẽ lập tức cảnh báo tệp tin đã bị biến đổi và chữ ký số sẽ mất hiệu lực xác thực.

Phân biệt các hình thức ký và trường hợp sử dụng thực tế

Việc chèn hình ảnh con dấu thông thường chỉ phù hợp cho các luồng công việc nội bộ mang tính chất thủ tục nhanh, ví dụ như gửi báo giá sơ bộ cho khách hàng, gửi phiếu thông báo giữa các phòng ban, hoặc luân chuyển biểu mẫu xin ý kiến nội bộ. Các tài liệu này hướng tới việc truyền đạt thông tin trực quan là chính, không đòi hỏi sự ràng buộc pháp lý chặt chẽ ở cấp độ tài liệu kế toán chính thức.

Đối với các chứng từ kế toán, trong phạm vi Luật Kế toán 2015 tại Điều 19 khoản 1 quy định rõ chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai, không được đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Do đó, đối với các hồ sơ kế toán, báo cáo tài chính, tờ khai thuế hoặc hợp đồng kinh tế có tính chất cam kết nghĩa vụ tài sản, các đơn vị cần sử dụng chữ ký tay trực tiếp hoặc chữ ký số chuyên dụng được cấp phép theo Luật Giao dịch điện tử để việc xác thực hồ sơ có căn cứ vững chắc.

Việc phân định rõ mục đích sử dụng giúp bạn cân nhắc giữa sự tiện lợi và mức độ toàn vẹn của hồ sơ. Nếu chỉ là giao dịch gửi bản thảo hợp đồng để hai bên xem trước câu chữ, việc chèn ảnh con dấu sẽ giúp người đọc dễ hình dung văn bản khi hoàn thiện. Nhưng khi ký kết biên bản nghiệm thu hoặc hồ sơ quyết toán chính thức, việc dùng chữ ký số chuyên dụng là phương án cần thiết để bảo vệ dữ liệu văn bản.

Cách khóa chỉnh sửa tài liệu PDF sau khi hoàn tất đóng dấu

Nếu bạn chọn phương án chèn ảnh chữ ký và con dấu thông thường cho các tài liệu gửi ra bên ngoài, bạn cần thực hiện biện pháp làm phẳng dữ liệu để hạn chế việc người khác can thiệp vào các lớp hình ảnh. Nếu bạn chỉ nhấn lệnh lưu thông thường, các tệp ảnh chữ ký và con dấu vẫn tồn tại dưới dạng các khối đối tượng tách rời, người nhận có thể mở phần mềm lên và bấm chuột sao chép các bức ảnh này rất dễ dàng.

Để làm phẳng toàn bộ các lớp đồ họa vào mặt trang giấy, bạn sử dụng tính năng in ảo của máy tính thay vì dùng lệnh lưu thông thường. Bạn mở tệp PDF đã chèn hoàn chỉnh chữ ký và con dấu, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl và P trên bàn phím để mở hộp thoại in tài liệu.

Tại mục chọn máy in, bạn nhấp vào danh sách và chọn tên máy in ảo có sẵn trên hệ thống như Microsoft Print to PDF hoặc Adobe PDF. Bạn kiểm tra lại kích thước trang giấy in là khổ giấy tiêu chuẩn, hướng trang giấy dọc hoặc ngang khớp với bản gốc rồi bấm nút Print. Một cửa sổ lưu tệp sẽ hiện ra, bạn đặt tên mới cho tệp tài liệu rồi bấm nút Save để xuất ra một bản PDF hoàn toàn mới.

Thao tác in ảo này sẽ chuyển đổi toàn bộ chữ in, hình ảnh chữ ký và con dấu thành một lớp nội dung phẳng. Các đối tượng hình ảnh sẽ hòa lẫn vào nền trang tài liệu, người tiếp nhận không thể nhấp chuột để chọn riêng bức ảnh con dấu hay di chuyển chữ ký ra khỏi vị trí ban đầu. Đây là cách xử lý kỹ thuật hữu ích giúp văn bản số hóa của bạn giữ được trạng thái nguyên vẹn khi chuyển giao qua môi trường mạng.

Bạn có thể chuẩn bị sẵn các mẫu con dấu rõ ràng để phục vụ việc tạo mẫu dấu số hóa bằng cách gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website để được hỗ trợ khi xác nhận mẫu và số lượng.